Een cateringcontract is meer dan een bespreking van eten, drinken en decor op papier. In feite is een cateringcontract een wettelijke en bindende schriftelijke overeenkomst waarin de serviceverwachtingen tussen een voedselverkoper en een klant worden uiteengezet. Een goed geschreven cateringcontract geeft een duidelijk beeld van verplichtingen, tijdlijnen en betalingsverwachtingen voor beide partijen die de overeenkomst aangaan. Wanneer u uw eigen cateringcontract schrijft, moet u alle verwachtingen van de catering, procedures, vergoedingen, aansprakelijkheidsproblemen en leveringstermijnen voor uw cateringbedrijf beheren.
Verzamel belangrijke klantgegevens die nodig zijn om het cateringcontract uit te voeren en te schrijven. Ontwerp een formulier dat de volgende informatie van de klant vraagt: de naam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres van de klant, de datum en specifieke locatie van de functie, de starttijd en verwachte duur van de functie en het verwachte aantal gasten: volwassenen, kinderen, en verkopers zoals fotografen en dj's. Voer deze informatie in de eerste paar alinea's van het contract in, indien van toepassing, en bewaar het formulier voor toekomstig gebruik.
Geef een gedetailleerde uitsplitsing van de kosten van voedsel en andere diensten die door de cateraar worden verstrekt. Om misverstanden tussen de cateraar en de klant te voorkomen, moet u de volgende informatie verstrekken: een verhouding van personeel en servers tot de gasten, het menu en het soort service (buffet, sit-down diner of een combinatie van diensten), de kosten per persoon uurtarief voor personeel, het type dranken dat wordt geserveerd en alle andere relevante evenementdetails, evenals de geschatte totale kosten van het evenement.
Geef een overzicht van alle kosten voor maaltijden per persoon, huur, inclusief huurfaciliteit, opstartkosten, opruimkosten, overuren, portiegroottes, toeslagen voor extra gasten en achterstallige accountkosten. Let ook op speciale diensten, zoals vlammend voedsel of de bouw en het gieten van champagne-topwieren en eventuele bijbehorende vergoedingen. Als de klant alcoholische dranken verwacht te leveren, moet het contract rekening houden met kurkgeld.
Voeg een vergoedingsovereenkomst in het contract in die alle bovengenoemde kosten omvat, evenals belasting en fooi. Deze zelfde clausule moet een betalingsschema bevatten. Standaard cateringcontracten bevatten een aanbetaling of provisie om de basisvoedselkosten te dekken en de overeenkomst te starten. Bovendien wordt de definitieve betaling van de geschatte prijs gewoonlijk niet later dan drie werkdagen voorafgaand aan het evenement verwacht - de exacte datum moet in uw contract worden vermeld. Vermeld ook een datum kort na het evenement voor de definitieve afrekening van kosten zoals extra gasten, overwerk, breuk, enz. Uw contract moet duidelijk uw beleid met betrekking tot aanvaardbare vormen van betaling, zoals contant geld, creditcard, cheque of gecertificeerde fondsen, voor uw catering diensten.
Gebeurtenisgegevens kunnen onverwachts veranderen en u moet onderhandelen over voorwaarden voor restitutie of annulering van de cateringovereenkomst. Door een clausule op te nemen waarin de ontbinding van de overeenkomst wordt geschetst, worden de eigenaar en de klant van de lopende aansprakelijkheid en vergoedingen beschermd. Bepaal de voorwaarden met betrekking tot de terugbetaling van de aanbetaling of de beoordeling van extra kosten om het cateringcontract te verbreken.
Maak een schets van de vereiste stappen voor een contractbreuk. Voordat u de overeenkomst ondertekent, moet u ervoor zorgen dat beide partijen weten wie verantwoordelijk is voor de advocaatkosten in geval van een rechtszaak. Voeg ook een optie toe om bemiddeling voor conflictoplossing te zoeken als u kostbare juridische kosten wilt vermijden.
Tips
-
Vermijd de drang om een ongedwongen, vriendelijk contract op te stellen. Catering van elke functie kost veel tijd en geld, en je moet er zeker van zijn dat je goed betaald wordt voor het voedsel dat je levert en de diensten die je uitvoert. Als u bijvoorbeeld verzuimt een bepaling op te nemen voor de cliënt om de overuren van de barmannen te betalen en het evenement laat op gang komt, zullen uw barmannen overuren krijgen, maar het zal uit uw geld komen, niet van de klant.
Waarschuwing
Als de cheque van uw klant om welke reden dan ook onbetaald wordt geretourneerd, gaat uw bank u kosten in rekening brengen. Uw contract moet kosten bevatten voor betalingen die niet worden nagekomen door de bank of creditcardmaatschappij van de klant.
