Klachtenbeleid en procedures stellen medewerkers in staat door hun stem te laten horen. Een formeel proces verbetert het moreel van de werknemer, ontlast directe toezichthouders van lopende geschillen en helpt ervoor te zorgen dat meningsverschillen of andere problemen snel en ordentelijk worden aangepakt.
functie
Klachtenbeleid wordt door veel organisaties gebruikt om een betrouwbaar en gedocumenteerd communicatiekanaal tussen werknemers en management te bieden. Schriftelijke procedures helpen om een snelle, ordelijke en eerlijke reactie op de klacht of klacht van een medewerker te garanderen. Medewerkers die het gevoel hebben dat zij onrecht hebben gedaan door ontslag, degradatie, opschorting zonder betaling, onwettige discriminatie, seksuele intimidatie of andere betwiste gebeurtenissen, kunnen hun zaak naar een hoger managementniveau brengen door een klacht in te dienen.
types
Grieven kunnen worden verdeeld in drie fasen: het informele stadium, het formele stadium en het beroepsproces. Waar mogelijk moeten grieven op informele wijze worden opgelost tussen de werknemer en zijn directe leidinggevende. Als de klacht niet wordt opgelost met de directe supervisor, moet de werknemer de klacht indienen bij het volgende managementniveau. Als de werknemer niet tevreden is met het antwoord, gaat hij verder met het indienen van een formele klacht waarin schriftelijk zijn klacht en de basis daarvoor worden vermeld. Als de formele grief wordt geweigerd, kan de werknemer in het algemeen een beroepsprocedure doorlopen, waarbij de beslissing die op dat moment is genomen definitief is voor zover het de onderneming betreft.
verantwoordelijkheden
Werkgevers moeten ervoor zorgen dat iedereen in hun organisatie het klachtenbeleid en het beroepsproces begrijpt. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het periodiek herzien van het beleid voor de naleving van wijzigingen in de arbeidswetgeving, codes of praktijk. Managers en supervisors zijn verantwoordelijk voor het toepassen van de schriftelijke procedures op een eerlijke en consistente manier, terwijl werknemers van hun kant op de hoogte moeten zijn van het beleid en deze moeten volgen wanneer dat nodig is.
Tijdframe
Medewerkers die ervoor kiezen om een klacht in te dienen, moeten de schriftelijke procedures volgen en dat in het algemeen binnen het tijdsbestek dat is gespecificeerd in het klachtenbeleid van de werkgever. Het beleid kan bijvoorbeeld bepalen dat grieven binnen 15 dagen na de activerende gebeurtenis moeten worden ingediend. Sommige categorieën van klachten, zoals discriminatie of intimidatie, kunnen een langere periode (zoals 30 kalenderdagen) worden toegestaan.
voordelen
Klachtenbeleid en procedures zijn van voordeel voor zowel werkgevers als hun werknemers. Medewerkers voelen zich bekrachtigd door te weten dat er een proces is waardoor hun stem kan worden gehoord. Supervisors of managers profiteren van het doorgeven van onopgeloste geschillen naar een hoger managementniveau, waar ze goed kunnen worden afgehandeld. Het bedrijf profiteert ervan omdat het moreel van werknemers wordt verhoogd door deelname aan het proces. Bovendien zorgen ingebouwde tijdslimieten voor een snelle oplossing van problemen en tegelijkertijd langzamerhand het voorkomen van grieven.
