Om te besparen op het verzenden van e-mail die bedoeld is als adverteren, kan een organisatie ervoor kiezen om e-mail te verzenden als "bulkmail". Bulk e-mail wordt door de U.S. Postal Service technisch "standaardpost" genoemd. USPS biedt kortingen op bulkmail omdat de afzender een deel van het werk doet dat door de USPS zou moeten worden gedaan. De richtlijnen moeten echter zorgvuldig worden opgevolgd, anders worden ze als niet-bewerkbaar beschouwd en worden ze geretourneerd.
Bulk mailingproces
Afzenders die e-mail willen laten classificeren als standaardmail, worden aangemoedigd om deel te nemen aan trainingen of om de richtlijnen van de USPS zorgvuldig te herzien. Voor geretourneerde post die niet voldoet aan de vereisten, wordt een toeslag in rekening gebracht voor elk stuk dat hoger kan zijn dan eersteklas e-mail. De door het postkantoor afgegeven vergunning kan ook worden geannuleerd.
Afzenders moeten ook vooraf het lokale bulkpostcentrum bezoeken om de services en kosten te bepalen voordat ze de mail voorbereiden. Het is ook belangrijk om de specifieke instructies te bepalen en van tevoren de juiste vormen van het centrum te krijgen. Krijg toestemming ten minste een week van tevoren, vul de juiste formulieren in en zorg ervoor dat het account voldoende saldo heeft.
Standaardpost of bulkmail moet in totaal 50 lb. bedragen of uit minimaal 200 stuks bestaan. Het moet van over het algemeen identieke inhoud zijn en worden verzonden voor reclamedoeleinden. Deze omvatten nieuwsbrieven, standaardbrieven en flyers. Alle andere post, inclusief facturen, afschriften, persoonlijke correspondentie en loonlijstcheques, moet als eerste klas post worden verzonden.
Regelgeving die is ingesteld door de USPS bij het instellen en adresseren, moet worden gevolgd. Ze zouden allemaal een indicia en een afleveradres van de stadsafdeling moeten hebben. Plooien, sluitlipjes en waferafdichtingen moeten ook volgens de voorschriften worden opgesteld. Nietjes zijn niet toegestaan omdat het de mail niet bewerkbaar maakt. Niet-adresafdrukken moeten boven de leveringsregel van het adreslabel worden geplaatst.
Bepaal de benodigde benodigdheden en formulieren die nodig zijn en haal ze op in het bulkpostcentrum. Containers, banden en stickers zijn waarschijnlijk nodig voor het sorteren van de post.
Nadat is vastgesteld dat de bulkmail aan de verwerkingscriteria heeft voldaan, moeten deze worden gesorteerd op postcode. De mail moet worden gegroepeerd volgens de eerste drie nummers van de postcode. Als er 10 of meer stukken van dezelfde groep zijn, verbind ze dan met alle adressen in dezelfde richting. Let op de maximale dikte die vereist is door het plaatselijke bulkpostcentrum.
De verzender moet zeker zijn van de beschikbaarheid van fondsen en moet het vergunningnummer weten voordat hij naar het bulkpostcentrum gaat om geen tijd te verspillen. Er zijn ook formulieren die moeten worden ingevuld voordat de mailings worden verwerkt. Alleen originelen worden geaccepteerd en geen fotokopieën.
