Het beheren van cashflows is belangrijk voor elk bedrijf en het is cruciaal voor kleine bedrijven, waar elke cent telt. Een boekhoudingsinformatiesysteem kan alleen helpen bij dit proces, dat bestaat uit contanten, voorraden en verkoopgegevens. Een geautomatiseerd systeem kan u veel sneller informatie geven dan elke handmatige boekhouding, waardoor het een waardevol hulpmiddel is bij het beheer van geld- en voorraadniveaus.
verkoop
Het herkennen van verkopen is de eerste stap in de inkomstencyclus. Het boekhoudsysteem herkent een verkoop als een toename van de inkomsten samen met en een toename in contanten of een vordering. In retailbedrijven moeten ook de voorraden worden verlaagd - dit type transactie wordt automatisch verwerkt met behulp van een geautomatiseerd systeem. Veel bedrijven gebruiken een kassasoftware, waarmee items kunnen worden gescand en gegevens in realtime naar een boekhoudsysteem kunnen worden overgedragen, wat een groot voordeel is bij het beheer van contanten en voorraden.
betalingen
Betalingen, nauwlettend gevolgd door het management, verhogen de kasstromen. Afhankelijk van het type bedrijf kunnen betalingen plaatsvinden in de vorm van cheques, creditcards, contant geld, bedrading en geldoverboekingen. Deze transacties worden vastgelegd in het boekhoudsysteem via handmatige journaalboekingen of interfaces van andere systemen. Sommige bedrijven hebben speciale modules voor debiteuren die niet alleen boekhoudgegevens, maar ook details over verkopen, voorwaarden, contacten en andere informatie bevatten. Wanneer een betaling is ontvangen, voert de accountant de betalingsinformatie in de module in, die in het grootboek wordt ingevoerd.
Verzenden
Verzending is een essentieel onderdeel van de inkomstencyclus. In geïntegreerde systemen worden verzendactiviteiten weerspiegeld in het grootboek, meestal in het voorraadgebied. Het systeem publiceert alle nodige transacties achter de schermen, zodat medewerkers die in het magazijn werken, geen accounting hoeven te kennen om deze activiteit op de juiste manier uit te voeren. De verzendfunctie bestaat uit twee delen: een artikel uit de voorraad en verzending kiezen. Streepjescodes worden vaak gebruikt om dit proces te versnellen door voorraadrekeningen te documenteren en te verlagen.
rapporten
Een boekhoudinformatiesysteem kan rapporten genereren die door het management worden gebruikt om beslissingen te nemen over financiële aangelegenheden. Enkele veelvoorkomende rapporten zijn rapporten op voorraadniveau, trendanalyses en oudere verificatierapporten, die een manager vertellen wie de debiteuren zijn, hoeveel ze verschuldigd zijn en voor hoe lang. Eigenlijk vereist Wisconsin ouderdomsrapporten van bepaalde overheidsafdelingen op kwartaalbasis om de kasstromen te monitoren. Zonder een computersysteem zou het erg moeilijk zijn om deze gedetailleerde rapporten op een tijdige en efficiënte manier te produceren.
