De verwerking van verbeteringen in de leasehold is vaak verwarrend en vereist dat schattingen worden gemaakt met betrekking tot de verwachte levensduur van de verbetering en de periode waarover deze moet worden afgeschreven. Verbetering van leaseovereenkomsten kan een grote kostenpost zijn voor een bedrijf dat ruimte huurt en wijzigingen moet aanbrengen om het bruikbaar te maken.
Verbetering van de lease
Als u de eigenaar bent van uw bedrijf en verbeteringen aanbrengt, worden dit kapitaalverbeteringen genoemd. Als u de ruimte least en verbeteringen aanbrengt, worden deze verbeteringen voor erfpacht genoemd. Deze omvatten functionele of structurele wijzigingen in de kantoorruimte om deze geschikt te maken voor de behoeften van uw bedrijf. Ze kunnen bestaan uit het bouwen van muren, het installeren van verlichting, het plaatsen van badkamers of iets anders dat de bruikbaarheid of de waarde van de ruimte verhoogt. Omdat deze verbeteringen gedurende lange perioden voordelen bieden, kunt u ze niet kosten in het jaar waarin ze zich voordoen. Ze moeten worden behandeld als kapitaaluitgaven en afgeschreven in de tijd.
GAAP voor afschrijving
In de VS wordt in "SFAS 13 - Boekhouding voor leaseovereenkomsten" beschreven hoe verbeteringen in de leaseholdings in de financiële overzichten moeten worden behandeld. De geschatte gebruiksduur van de verbetering moet eerst worden berekend. De bruikbare levensduur is de tijd totdat de verbetering moet worden gewijzigd of geüpgraded. Vergelijk de gebruiksduur met de leaseperiode. Algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving vereisen dat de verbetering lineair wordt afgeschreven over de kortste van de gebruiksduur of de leaseperiode. Als de verbetering bijvoorbeeld $ 1.000 kost en ten minste 10 jaar meegaat en de leasetermijn vijf jaar is, zou u de kosten over een periode van vijf jaar afschrijven, met een kost van $ 200 per jaar.
Lease-vernieuwingen
Boekhoudkundige verwerking van leasehold-verbeteringen wordt complexer wanneer de lease-overeenkomst optionele verlengingen omvat. U kunt bijvoorbeeld drie jaar lang een woning huren, maar u hebt een verlengingsoptie voor nog eens drie. GAAP vereist dat, als de verlenging redelijk zeker is, u de verlengingsperiode of -perioden in het afschrijvingsperiode-tijdvak opneemt. Situaties die een dergelijke verzekering kunnen laten zien, omvatten boetes voor niet-verlenging, opties voor koopjeskopen na de volgende verlengingsperiode en huurcontracten die kunnen worden verlengd naar keuze van de verhuurder. Als er geen garantie is voor verlenging, worden de verbeteringen aan het erfpachtschrijvingsbedrag alleen over de oorspronkelijke leaseperiode afgeschreven.
Operationele leasekosten
Bij het huren van uw kantoorruimte kunt u vele andere kosten voor het gebruik van de ruimte tegenkomen, zoals onderhoud, nutsvoorzieningen, reparaties en de leasebetalingen zelf. Deze kosten zijn geen kapitaal in de natuur en moeten als last worden opgenomen in de periode waarin ze zijn gemaakt.
