Het grootboek speelt een cruciale rol in de boekhoudcyclus. Een grootboek bevat een overzicht van elke transactie die uw bedrijf ooit is tegengekomen. Een grootboek is ook bekend als een nominaal grootboek.
Oorsprong
Het grootboek is afkomstig uit andere journalen of subboeken. Informatie die is vastgelegd of die in uw grootboek is geboekt, kan bijvoorbeeld afkomstig zijn uit of worden geboekt in uw verkoop- of kassabonnementslogboek.
Functie
De meeste bedrijven gebruiken het systeem met dubbele invoer bij het boeken van transacties naar het grootboek. Dit betekent dat voor elke transactie een debet aan de linkerkant wordt geplaatst en dat aan de rechterkant een credit wordt vermeld. Doorgaans beïnvloedt elk debet of credit twee of meer grootboekrekeningen.
Een grootboek opstellen
Het grootboek is opgezet als een reeks T-accounts. Contanten, debiteuren en verkopen zijn voorbeelden van accounts die u in uw grootboek zult gebruiken. Het opstellen van uw grootboek houdt geen analyse van uw kant in. Simpelweg financiële gegevens van het dagboek naar het grootboek overboeken. Zorg ervoor dat de saldi overeenkomen.
Betekenis
Nadat alle informatie in het grootboek is geverifieerd op nauwkeurigheid, kunnen de balans en resultatenrekening worden aangemaakt. Uw grootboek kan handmatig of elektronisch zijn. De meeste bedrijven hebben software waarmee een gebruiker financiële informatie kan invoeren in het geautomatiseerde grootboek.
Paper Trail
Uw grootboek kan helpen bij het opsporen en voorkomen van fraude in uw bedrijf. Met een grootboek kunt u checks and balances in uw bedrijf instellen. Als u bijvoorbeeld contant geld van $ 40.000 bij de hand hebt, moet dat hetzelfde aantal zijn dat in het grootboek wordt vermeld. Uw grootboek kan van pas komen als uw bedrijf wordt gecontroleerd door de IRS.
