Tekst die op kantoor werd geproduceerd, kwam alleen uit zorgvuldig handschrift of snel typen. Dit vereiste veel zorg bij het maken van een document en veel tijd wanneer correcties nodig waren. Tegenwoordig is bedrijfstekst eenvoudig te veranderen en snel te produceren vanwege tekstverwerkingssoftware en computers, die beide veelvoorkomende werktools zijn.
Omschrijving
Een tekstverwerkingsdocument is elk op tekst gebaseerd document dat er hetzelfde uitziet, ongeacht of het op een computerscherm wordt bekeken of op een papieren versie wordt afgedrukt. Omdat u deze manuscripten maakt met behulp van computersoftware, kunt u snel tekst invoeren en interactief de algemene opmaak of het uiterlijk van het woord wijzigen.
Software
De meest voorkomende tekstverwerkingssoftware is Word, dat deel uitmaakt van de grotere Microsoft Office Suite. Het grootste nadeel is de hoge kosten, hoewel er andere commerciële concurrenten zoals Corel WordPerfect bestaan. Andere gratis alternatieven zijn de internetgebaseerde Google-documenten en het open-sourceprogramma OpenOffice Writer, die beide Word-bestanden kunnen openen en manipuleren. Merk op dat van de vele ondersteunde bestandsextensies, Word vaak doc en docx gebruikt.
stijlen
Tekstverwerkingsdocumenten gebruiken over het algemeen stijlen, die consistentie tussen verschillende elementen van een lang manuscript afdwingen. U kunt bijvoorbeeld een kopstijl definiëren die wordt weergegeven met een bepaald lettertype, kleur en grootte. U kunt deze stijl vervolgens alle titels van het document toepassen. Als u besluit dat u de weergave van de headers wilt wijzigen, bijvoorbeeld door de tekengrootte te vergroten, hoeft u niet elke titel afzonderlijk te wijzigen. Pas in plaats daarvan de kopstijl aan en alle tekst waarop de stijl automatisch wordt toegepast, wordt ook gewijzigd.
Referenties
Verwijzingen veranderen tekst automatisch afhankelijk van de omstandigheden. U kunt bijvoorbeeld een inhoudsopgave en index genereren met paginanummers. Als u toevallig het aantal pagina's wijzigt, hoeft u de paginareferenties niet afzonderlijk aan te passen. In plaats daarvan worden deze cijfers automatisch aangepast wanneer u het document afdrukt.
overdraagbaarheid
Een tekstverwerkingsdocument kan gemakkelijk informatie uitwisselen met andere soorten software. Als u bijvoorbeeld niet elke keer dat een percentage wordt gewijzigd, moeiteloos een budgettaakdiagram opnieuw moet tekenen, kunt u het diagram importeren vanuit een spreadsheetprogramma. Zo past u het diagram in het document aan door het nummer in het werkblad te wijzigen. Evenzo, als het manuscript informatie zoals namen en adressen bevat die u in een afzonderlijk programma zou willen gebruiken, kunt u die gegevens gemakkelijk exporteren voor verdere verwerking.
