Bedrijven die over een voorraad beschikken, moeten rekening houden met voorraadverliezen aan het einde van een boekhoudperiode. Voorraadverliezen zijn te wijten aan zaken als diefstal, verouderde goederen en kapotte of beschadigde goederen. Bedrijven moeten ten minste één keer per jaar een fysiek voorraadaantal van alle artikelen bijhouden en vervolgens een aanpassing van de voorraad uitvoeren op basis van het ontdekte verlies.
Inventarisatiemethoden
Bedrijven met voorraad gebruiken een van de twee veelgebruikte methoden om die inventaris te verantwoorden: de periodieke methode of de eeuwigdurende methode. De periodieke methode registreert alle voorraden in één rekening, waar ze blijven totdat een fysieke voorraadopname wordt gemaakt. Wanneer dit gebeurt, wordt de voorraadrekening gecrediteerd voor het verschil. De eeuwigdurende methode is een geautomatiseerde methode die alle voorraden bijhoudt wanneer ze worden gekocht en als ze worden verkocht, wordt de voorraad onmiddellijk van het account gecrediteerd.
Verkoopmethoden
Bedrijven gebruiken verschillende soorten methoden om rekening te houden met de verkoop van voorraad. De eerste is de first in, first out of FIFO. Dit betekent dat de eerste gekochte voorraad de eerste verkochte voorraad is. Laatste in, de eerste uit is a, of LIFO, is een andere methode. Deze methode geeft aan dat de laatste gekochte inventaris de eerste is die is verkocht. Andere bedrijven gebruiken een methode met de naam gewogen gemiddelde, die de verkoop van goederen meet op basis van hun gemiddelde kosten.
Obsolete Merchandise
Wanneer een bedrijf aan het einde van een periode een fysieke inventaris telt, kan het verouderde of verouderde artikelen ontdekken. Wanneer dit gebeurt, moet het verschil in kosten in de boeken worden geregistreerd om de voorraadrekening zo nauwkeurig mogelijk te houden. Als een bedrijf 100 items op de boeken heeft staan voor $ 10 per stuk, maar het is een feit dat de items slechts $ 6 per stuk waard zijn, moet er een aanpassing worden gemaakt. In dit geval wordt een boeking van $ 400 gedebiteerd van de kosten van verkochte goederen en wordt $ 400 bijgeschreven op de voorraadrekening. Dit verlaagt de voorraadkosten die worden weergegeven in de boekhoudrecords.
Beschadigde goederen
Vaak accepteert een bedrijf retouren die beschadigde goederen zijn. Deze goederen worden soms teruggestuurd naar de fabrikant, maar niet altijd. Als ze niet aan de fabrikant worden geretourneerd, moet het bedrijf de beschadigde goederen afschrijven zodat ze geen deel uitmaken van het voorraadaantal. Om dit te doen, zou de journaalboeking een debet zijn ten opzichte van de kosten van verkochte goederen en een creditering voor de voorraad.
Diefstal
Hoe goed de interne beheersing van een bedrijf ook is, diefstal zal zich zeker voordoen. Het verschil tussen wat de voorraad zou moeten zijn en waar het op berekend wordt, is meestal vanwege diefstal door werknemers en klanten. Het voorraadaccount moet hierdoor worden aangepast. Wanneer diefstal wordt ontdekt tijdens een fysieke inventarisatie, moet het bedrijf de kosten van de verkochte goederen debiteren en de voorraadrekening crediteren.
