Van oudsher nemen bedrijven gecentraliseerd beheer en hiërarchische structuren aan. Centralisatie plaatst autoriteit over de hele organisatie in een kleine groep topmanagers. Deze benadering van de bedrijfsstructuur en hiërarchie biedt vier grote voordelen: lagere kosten door schaalvoordelen, verbeterde productiviteit door vermindering van dubbele inspanningen, lagere regelgevingskosten en een grotere mate van flexibiliteit en wendbaarheid. Al met al kan centralisatie een hogere productiviteit en lagere operationele kosten voor bedrijven en andere soorten organisaties bieden.
Tips
-
Centralisatie biedt vier belangrijke voordelen: verlaagde kosten, verbeterde productiviteit, lagere regelgevingskosten en een grotere mate van flexibiliteit en wendbaarheid.
Lagere kosten door schaalvoordelen
Centralisatie helpt een organisatie voordeel te halen uit schaalvoordelen om kosten te besparen. Doorgaans bieden leveranciers speciale prijsstellingsschema's voor vele soorten services en producten. Die prijsstellingsschema's kunnen prijsbepaling in bulk, volumekortingen en andere vormen van gereduceerde prijsstructuren omvatten, maar worden over het algemeen alleen aan grotere kopers aangeboden. Wanneer een bedrijf zich bezighoudt met gecentraliseerde inkoop- en inkoopprocedures, kan het supplies en materialen kopen tegen een lagere prijs dan wanneer elke afdeling of elk kantoor individueel inkoopt.
Daarnaast kunnen bedrijven profiteren van schaalvoordelen met betrekking tot interne transacties. In gedecentraliseerde structuren kunnen interne afdelingen bijvoorbeeld zeer uiteenlopende procedures en regels hanteren. In een gecentraliseerde organisatie houden afdelingen of groepen binnen een bedrijf doorgaans vast aan één enkele verzameling regels en procedures. Dit stroomlijnt processen en functies, wat op zijn beurt kosten verlaagt, tijd bespaart en de efficiëntie van het bedrijf verbetert.
Lagere handhavings- of regulatoire kosten
Een gecentraliseerde structuur kan bedrijven ook helpen de regelgevingskosten te verlagen. Elk bedrijf dat regels of procedures aanneemt voor zijn werknemers, moet over een mechanisme beschikken om de handhaving en het beheer van die procedures af te handelen. De meeste bedrijven worden geconfronteerd met een soort van externe regelgeving door middel van industriestandaarden en wettelijke of reglementaire controles van de overheid. Door middel van gecentraliseerde regels en handhavingsprocedures vermindert het bedrijf de onzekerheid, creëert het een consistentere werkomgeving en verbetert de verantwoording. Het resultaat is een verbeterde beveiliging en stabiliteit van het bedrijf.
Verbeterde productiviteit door verminderde duplicatie
De centralisatie van een bedrijf betekent dat het bedrijf een kans krijgt om zijn interne processen te stroomlijnen. Door bedrijfsbreed dubbel werk en kosten te verdubbelen of elimineren, bespaart een bedrijf tijd en geld op meerdere niveaus. Als een gecentraliseerd bedrijf bijvoorbeeld meerdere kantoren heeft op verschillende locaties, kan het besparen op de verkoop door de papieraankopen voor al die kantoren te consolideren. Maar het kan ook tijd en personeelskosten besparen door het verminderen van repetitieve inname- en verwerkingstaken voor die papieren aankoop. Als elk kantoor zijn eigen kantoorpapier moest kopen, zou het veel meer tijd kosten dan een enkele transactie voor de hele organisatie.
Grotere efficiëntie en reactievermogen
Samen helpen deze factoren de kosten binnen het bedrijf te verlagen. Gecentraliseerde bedrijven hebben echter ook andere, minder kwantificeerbare voordelen. Een bedrijf met een gecentraliseerde organisatiestructuur kan bijvoorbeeld veel behendiger en flexibeler zijn in zijn reactie op een volatiele markt. Veranderingen in de economie, nieuwe uitdagingen en vooral in afwachting van kansen vereisen soms een snelle, efficiënte reactie als een bedrijf de groei wil maximaliseren en de kosten wil minimaliseren. Centralisatie kan ook de efficiëntie van een bedrijf in gegevensverzameling en -analyse verhogen, waardoor het bedrijf feedback en andere gegevens nauwkeuriger kan volgen. Betere gegevens helpen het bedrijf op zijn beurt bij het verbeteren van zakelijke functies, verkoop en marketing.
Voordelen en nadelen van decentralisatie
Ondanks de waargenomen voordelen van gecentraliseerde bedrijfsstructuur en leiderschap, zijn sommige bedrijven begonnen met het verkennen van decentralisatie in management. Het afvlakken van een bedrijfshiërarchie biedt ook enkele voordelen, evenals nadelen.
In de eerste plaats maakt decentralisatie vaak waardevolle medewerkers en middelen vrij voor taken van hogere waarde. Delegatie van de dagelijkse beslissingsbevoegdheid betekent dat de topmanagers en -leiders van het bedrijf meer tijd hebben om werkstrategieën te creëren om de langetermijndoelstellingen en visie van het bedrijf na te streven. Dit geldt met name voor zeer grote bedrijven met duizenden werknemers op meerdere locaties.
Door de juiste functies te delegeren naar afdelingsniveaus waar deze functies worden uitgevoerd, zal het bedrijf eerder tegen een gezonde snelheid groeien. Het inhuren en managen van personeel op die niveaus is meestal iets dat afdelingsmanagers op eigen kracht effectief aankunnen. Managers op het hoogste niveau en bedrijfsleiders vertragen over het algemeen alleen maar dingen en blokkeren zelfs de voortgang. Het stroomlijnen van die activiteiten maakt het aantal uren en energie voor het personeel vrij voor meer op groei gerichte activiteiten.
Decentralisatie in management helpt managers en teamleiders op het middenniveau te trainen en voor te bereiden op functies met een grotere verantwoordelijkheid en autoriteit. Medewerkers op lager niveau toestaan om hun eigen leiderschapskwaliteiten te uiten en te ontwikkelen, bevordert het moreel en verbetert de betrokkenheid van medewerkers. Wanneer werknemers ervaren dat het bedrijf daadwerkelijk reële kansen biedt voor vooruitgang binnen de organisatie, hebben ze de neiging om te reageren met meer loyaliteit en enthousiasme voor de baan.
Echter, decentralisatie kan ook een soort tunnelvisie creëren in managers op een lager niveau, die soms een vooroordeel ontwikkelen om de behoeften van hun eigen teams te overwegen en vergeten te denken over het bedrijf als geheel. Decentralisatie kan ook leiden tot ondoelmatigheden als gevolg van het dupliceren van functies op elke afdeling, waar een meer gecentraliseerde aanpak productiever en effectiever kan zijn.
