Gegevensinvoer is misschien een van de belangrijkste aspecten van het succes van een bedrijf. Wanneer gegevens correct worden toegevoegd, kan de verspreide informatie leidinggevenden vooruit helpen plannen, doelen bepalen en helpen bij het verhelpen van tekortkomingen. Wanneer informatie met fouten in het computersysteem wordt ingevoerd, zijn de conclusies scheef en onnauwkeurig, voor beter of slechter. De nauwkeurigheid en efficiëntie waarmee gegevensinvoeroperators informatie invoeren, is daarom van het grootste belang.
Eerste invoer
Exploitanten van gegevensinvoer voeren aanvankelijk gegevens in systemen in die ofwel bedrijfsdoelen of informatie vertegenwoordigen. Soms blijven deze gegevens relevant, maar vaak vervalt dit na verloop van tijd. Om deze reden moeten gegevensinvoerprofessionals nieuwe informatie invoeren op een doorlopende basis. Als de eerste informatie onjuist is, riskeert het bedrijf dubbele boekingen die meer werk opleveren dan nodig is. Wanneer dit gebeurt, moeten beheerders handmatig verouderde en onnauwkeurige informatie opschonen en opschonen. Als de begininformatie juist is, hoeft de gegevensinvoeroperator alleen nieuwe gegevens in te voegen om de update te maken.
Validatie van gegevensinvoer
Sommige bedrijven maken gebruik van validatieprogramma's voor gegevensinvoer, waardoor de kans kleiner is dat onjuiste gegevens in het systeem worden ingevoerd. In eerste instantie kost het meer tijd dan die systemen die niet dubbel- of drievoudig controleren. Op de lange termijn kunnen de validatieprogramma's het bedrijf echter waardevolle tijd en geld besparen door de noodzaak te verminderen om terug te gaan naar oude records en fouten uit het verleden te corrigeren. In een validatieprogramma moet de gegevensinvoeroperator de ingevoerde informatie meer dan eens verifiëren voordat deze wordt geaccepteerd. Sommige programma's staan alleen numerieke invoer toe aan bepaalde velden op een formulier en omgekeerd.
Software
Niet alle gegevensinvoernauwkeurigheidsproblemen zijn door de mens gegenereerd. Goedkope en inefficiënte datavalidatie softwareprogramma's kunnen bugs, programmeerfouten en andere problemen bevatten. Grotere organisaties hebben behoefte aan nauwkeurigere en nauwkeurigere gegevensopslagprogramma's, terwijl kleinere bedrijven mogelijk niet zulke strenge eisen hoeven te stellen. De beslissende factor is hoe een goedkoop of duur gegevenscontrolepakket van invloed is op de bedrijfsresultaten. Of het programma nu een paar tekens mist of een decimaalteken verkeerd interpreteert, kan het verschil zijn tussen een paar cent en duizenden dollars kwijt.
Waarde verhogen
Wanneer onjuiste gegevens in de database van een bedrijf blijven, kan dit de volledige waarde negatief beïnvloeden. Verouderde informatie, zoals verouderde achterstallige huurberichten of oude beoordelingen die niet zijn bijgewerkt, kan een bedrijf minder winstgevend maken dan het in werkelijkheid is. Dit kan een negatieve invloed hebben op het vermogen van een bedrijfseigenaar om in de toekomst financiering te krijgen, om meer zaken te krijgen of om op een later tijdstip te verkopen. Houden van nauwkeurige records en deze dagelijks bij te werken is absoluut noodzakelijk om de waarde van het bedrijf te behouden en te vergroten.
