Zodra de topmanagers van een bedrijf het jaarplan goedkeuren, begint het implementatieproces. Een goede implementatie vereist dat alle leden van de organisatie weten wat van hen wordt verwacht. Als het plan correct is opgebouwd, krijgt elke afdeling de personele en financiële middelen die het nodig heeft om aan de doelstellingen van het plan te voldoen. Implementatie van het plan begint bij de top van de organisatie en filtert naar elke medewerker.
Implementatie betekent verandering
Het plan van een bedrijf is een verklaring van verandering. Het beschrijft veranderingen in de organisatiestructuur, bedrijfsstrategie, personeelsniveaus, budgettaire uitgaven - zelfs in sommige gevallen veranderingen in de producten die het bedrijf aanbiedt of de markten die het bedrijf bedient. Verandering kan verontrustend zijn voor mensen binnen een organisatie. Succesvolle implementatie van het plan houdt in dat deze wijzigingen op een logische manier worden uitgelegd, zodat de redenen voor de wijzigingen worden begrepen.
Doelen verzenden
Het bedrijfsplan bevat doelen voor elke afdeling of elk functioneel gebied. Sommige doelen zullen financieel zijn, zoals verkoopquota voor de marketingafdeling. Anderen zullen meer kwalitatief zijn, zoals het verlagen van klachten van klanten met 25 procent. Door de doelen aan elk afdelingshoofd te communiceren - en hun volledige medewerking te verlenen - wordt de implementatie van het plan sterk gestart. Elke manager moet zien hoe het bereiken van de individuele doelen past in het algehele succes van het bedrijf.
Prioriteit geven en vervaldata instellen
Managers moeten beslissen welke afdelingsopdrachten moeten worden vervuld, prioriteit geven aan deze taken en planning van de vervaldatums voor elke taak die moet worden voltooid. Succesvolle implementatie veronderstelt dat de architecten van het plan weten wat elke afdeling gedurende een bepaalde periode kan bereiken. Onrealistische vervaldatums veroorzaken frustratie en kunnen uiteindelijk de productiviteit verlagen.
Verantwoordelijkheden toewijzen
Implementatie van het plan vereist dat elke persoon - niet alleen op managementniveau - in de organisatie weet wat zijn taken zijn in het nieuwe plan. Toezichtspersoneel krijgt eerst de doelen en verantwoordelijkheden en verdeelt deze vervolgens in verantwoordelijkheden voor elke persoon die aan hem rapporteert.
Departementale samenwerking
Een bedrijf is als een machine met veel bewegende delen. Ze moeten allemaal synchroon werken om de machine optimaal te laten werken. Elke afdeling binnen een bedrijf heeft input, informatie en inspanningen van andere afdelingen nodig. Onderdeel van een succesvolle implementatie van het plan is ervoor te zorgen dat de communicatielijnen tussen de afdelingen open zijn, zodat zij hun verantwoordelijkheden en vervaldatums kunnen coördineren, en een geest van teamwork wordt bevorderd.
Rapportagemechanismen en feedbackloop
Naarmate het jaar vordert, worden de werkelijke financiële resultaten vergeleken met die in het plan. Negatieve variaties in het plan vereisen onmiddellijke aandacht voordat de problemen verergeren. Door te analyseren waarom deze verschillen voorkomen, kan het topmanagement bedrijfsstrategieën, inclusief uitgaven, aanpassen om het bedrijf weer op koers te krijgen om de voorspelde inkomsten en winst te behalen.
