Het is belangrijk om contante betalingen voor uw bedrijf te laten overeenstemmen dat het geld adequaat wordt gecategoriseerd. Contant geld is uiteraard munten en valuta, maar het wordt ook beschouwd als geld op bankrekeningen, depositocertificaten, ontvangen en geschreven cheques, postwissels en zelfs schuldbekentenissen. Wanneer u contant geld uitbetaalt, moet dit worden afgestemd (of geclassificeerd) op uw balans. Een afstemming vergelijkt in feite het bedrag van contant geld op het bankafschrift met het bedrag dat u op uw grootboek contant laat zien of het aantal verkopen dat op een dag is gedaan met het bedrag aan contant geld dat u bij de hand hebt.
Afstemming van bankafschriften
Leg al uw uitbetalingen in contanten en uw kassabonnen in uw grootboek vast. Vermeld de datum van elke uitbetaling en ontvangst zodat wanneer u zich verzoent met uw bankafschrift, de items overeenkomen. Noteer chequenummers of andere opvallende informatie indien nodig.
Ga over uw grootboek en zorg ervoor dat alles correct en actueel is. Uw recente betalingen moeten worden weergegeven als negatieve cijfers en worden afgetrokken van het bedrag dat u bij de hand heeft.
Kijk naar je meest recente bankafschrift. Vergelijk elke debet - contante uitbetaling - op de afrekening met elke afschrijving op uw grootboek. Let ook op al uw stortingen.
Noteer alle ontbrekende bedragen op uw bankafschrift die op uw grootboek staan. Dit zijn items die nog niet zijn gewist of die niet tijdig zijn afgelegd voor uw afstemming.
Tel het aantal ontbrekende items op uit uw bankafschrift.
Trek uw grootboeksaldo van uw bankafschriftenaldo af. Als ze niet hetzelfde zijn, moet je weten waar het verschil ligt. Als er uitgaven ontbreken op uw bankafschrift die op uw rekening staan, is het waarschijnlijk dat het verschil dat aantal is.
Zorg ervoor dat u eventuele bankkosten en andere kosten die u oorspronkelijk niet hebt bij elkaar optelt en voeg deze toe aan uw grootboek.
Verkoopafstemming
Tel de kassabonnen of verkopen voor de dag bij elkaar op.
Tel alle contanten, cheques en creditcardontvangsten bij de hand.
Houd rekening met kleine bedragen die gedurende de dag worden gemaakt met aantekeningen of ontvangsten. Als u bijvoorbeeld items in de supermarkt voor uw restaurant met contant geld hebt gekocht, bewaart u dat bonnetje om te verzoenen waar dat geld aan het einde van de dag was.
Vergelijk de contanten, cheques en creditcardontvangsten van het verkoopbedrag aangegeven door de kassa en voeg het bedrag van de gemaakte uitbetalingen toe. Deze twee nummers moeten hetzelfde zijn. Als dat niet het geval is, moet u weten waar de ontbrekende hoeveelheid geld naartoe is gegaan.
Stort contant geld dat niet nodig is voor kleine contanten of wisselgeld nadat de ontvangsten en verklaringen zijn afgestemd.
