Ontvangstbevestiging bevestigt de aflevering van de gevraagde artikelen, zoals een verzending van goederen of een contractvoorstel. De brief geeft duidelijk aan wat er is ontvangen en wanneer. Het vermeldt ook of een eventuele follow-up noodzakelijk is. De letters zijn meestal slechts een paar paragrafen lang en worden meestal verzonden binnen één werkdag na ontvangst van de gevraagde items. De meeste ontvangstbevestigingsbrieven worden per gewone post verstuurd, maar fax, e-mail en beëdigde post zijn ook opties. Colorado State University merkt op dat bevestigingsbrieven een professionele hoffelijkheid zijn die helpen zakelijke relaties te bevorderen.
Beoordeel de items die u wilt bevestigen. Bevestig dat de levering overeenkomt met uw verwachtingen.
Richt de brief aan de persoon die de ontvangstbevestiging verwacht. De volledige naam en titel van de persoon samen met het adres moeten op de letter en de envelop verschijnen.
Schrijf de brief. Bevestig in de eerste alinea de ontvangst van de artikelen door de verzender te bedanken voor het afleveren van de gevraagde items of informatie. Vermeld vervolgens elk ontvangen item samen met de datum.
Informeer de ontvanger in de tweede alinea dat u tevreden bent met de levering - als dat het geval is - en dat de levering aan uw verwachtingen voldoet.
Beëindig de brief met een gratis afsluiting zoals 'Bedankt' of 'Met vriendelijke groet' en uw afgedrukte naam. Onderteken en verzend de brief.
