Elke organisatie volgt een ander pad in het bereiken van haar missie, terwijl ze vijf kwaliteiten deelt die de kans op succes vergroten. Alle medewerkers in effectieve organisaties kennen hun rollen en wat van hen wordt verwacht. Geavanceerde planning is routinematig oefenen, waarbij projectteams specifieke taken moeten uitvoeren. Tegelijkertijd controleert het management de medewerkers en geeft het regelmatig feedback over hoe goed ze presteren, met prikkels voor diegenen die zich onderscheiden.
Voorafgaande planning
Voortgangsplanning is essentieel voor de effectiviteit. Dit betekent dat er duidelijke, meetbare en haalbare normen worden opgesteld om werknemers te helpen hun organisatiedoelstellingen te bereiken, volgens een samenvatting die is gepost door het U.S. Office of Personnel Management of OPM. Medewerkers worden tijdens verschillende fasen van een project verantwoordelijk gehouden voor belangrijke werkopdrachten. Het bureau raadt aan om medewerkers vroeg in het planningsproces te betrekken, zodat ze begrijpen wat er moet gebeuren, waarom het moet worden gedaan en hoe goed het moet worden gedaan.
Gebalanceerde prioriteiten
In plaats van werknemers met meerdere taken te overbelasten, worden organisaties efficiënt doorgestuurd naar definieerbare acties en wordt een kaartroute vastgelegd om deze uit te voeren. Dit is de aanpak gepromoot door organisatorische goeroes zoals David Allen, wiens Getting It Done-programma werkt om de informatie-overload op de werkplek te verminderen, zo meldde Time magazine in maart 2007. Door deze redenering zullen bedrijven hun maximale efficiëntie bereiken door te beslissen welke taken echt belangrijk zijn of slechts perifeer.
Continue monitoring
Continue monitoring van werknemers is nodig om te bepalen of ze voldoen aan de verwachtingen van een organisatie voor hun prestaties. Volgens OPM's samenvatting wordt dit doel bereikt door regelmatige feedback te geven aan werknemers, die hun werk kunnen vergelijken met vooraf bepaalde normen. Regelmatige feedback stelt organisaties in staat om onacceptabele prestaties sneller aan te pakken en neemt maatregelen om dit aan te pakken. Omgekeerd kan het management ook normen wijzigen die problematisch of onrealistisch lijken om te bereiken, volgens de samenvatting van OPM.
Gedefinieerde rollen
Zodra een project start, moet elke deelnemer zijn of haar verantwoordelijkheden kennen om het succes te garanderen. Millville, ingezetenen van Pennsylvania volgden dit model in de vorming van een commissie om de toekomst van het dorp te bestuderen. In samenwerking met medewerkers van de Cooperative Extension Service van de Pennsylvania State University, brak de commissie uit in teams die verantwoordelijk waren voor specifieke taken. Deze taken omvatten fondsenwerving, het stellen van doelen en openbaar onderwijs over het werk van de commissie. Elk team moest vervolgens een eigen voortgangsrapport ontwikkelen.
Employee Recognition
Geen enkele organisatie kan floreren zonder de werknemers te belonen die collectief en individueel bijdragen aan hun missie. Deze erkenning is een natuurlijk onderdeel van de dagelijkse werkervaring en komt voort uit het idee dat alle gedragingen positieve en negatieve gevolgen hebben, aldus OPM's samenvatting. Bedrijven belonen voorbeeldige prestaties door middel van incentives zoals contant geld, vrije tijd en niet-monetaire posten. Beloningssystemen kunnen ook een verscheidenheid aan bijdragen herkennen, van suggesties tot groepsresultaten, volgens de samenvatting.
