Contante ontvangsten vinden plaats wanneer een bedrijf een contante betaling ontvangt uit de verkoop van een product. Het bedrijf kan contant geld in verschillende vormen ontvangen, zoals creditcardkosten, persoonlijke cheques, zakelijke cheques, ACH-bankoverschrijvingen of kascheques of postwissels.
Tips
-
Contante ontvangsten zijn elke vorm van contanten die een bedrijf ontvangt, zoals betalingen van klanten (via creditcard, persoonlijke cheque, contant geld, zakelijke cheque, postwissel, bankoverschrijving of bank ACH), opbrengst van de verkoop van niet-operationele activa, rente-inkomsten, meerwaarden of dividenden uitgekeerd uit investeringen of royalties.
Contant ontvangen en opnemen
Wanneer een bedrijf contante ontvangsten heeft, moet een boekhouder de binnenkomende contanten documenteren en dit doen met behulp van een gespecialiseerd boekhoudkundig dagboek, een kasontvangstboek. Dit journaal dient om bij te houden wanneer het bedrijf contant geld ontvangt en een accountant de verkooprekening crediteert en de geldrekening debiteert. Als een verkoop op krediet wordt gedaan, bijvoorbeeld wanneer een bedrijf een factuur uitgeeft en een klant 30 dagen heeft om de rekening te betalen, wordt deze verkoop geboekt in een afzonderlijk verkoopdagboek.
Veel bedrijven, zoals restaurants, doen een groot aantal contante transacties. Een aantal andere accountingtools helpen bij het bijhouden van contante ontvangsten, zoals een dagelijkse kasstrook, een kasuitgiftedagboek, een kasgeldfonds en periodieke bankafstemmingen.
Voor bedrijven die hoofdzakelijk contante verkopen doen, biedt de dagelijkse kasbon een manier voor het bedrijf om alle ontvangen contanten en alle uitbetaalde contanten te volgen. Aan het einde van elke werkdag kan het management de werkelijke contanten tellen, deze vergelijken met de transacties op de kasbon en vervolgens een dagelijkse bankstorting doen. Aan het einde van elke dag is het belangrijk om eventuele verschillen tussen de totalen te verzoenen en de reden op te volgen. Vaak werd een klein bedrag in contanten genomen om diverse kosten te dekken, maar deze werden nergens geregistreerd.
Dit basissysteem biedt de mogelijkheid om fraude te detecteren die leidt tot ontbrekende geldhoeveelheden of fouten die resulteren in contantoverschotten. Een tekort kan ook ontstaan uit een transactie waarvoor u hebt betaald en die u bent vergeten te registreren, maar de fiches kunnen u helpen dit op te vangen.
De Cash Cycle
Kassabonnen spelen een belangrijke rol in een zogenaamde cash-cyclus, die de tijd vertegenwoordigt tussen het moment waarop een bedrijf cash uitbetaalt aan zijn voorraadleveranciers en contanten ontvangt van verkopen aan zijn klanten. Bedrijven gebruiken deze cyclus om hen te helpen berekenen hoeveel geld ze moeten gebruiken om hun lopende activiteiten te financieren, en dit belangrijke concept helpt bedrijven ook hun behoeften aan financiering te schatten. Dit staat ook bekend als de cash-to-cash-cyclus.
Bedrijven gebruiken een berekening om het aantal dagen in hun geldcyclus te berekenen. De berekening wordt een cash-to-cash berekening genoemd, die u kunt berekenen met behulp van de volgende formule:
Geldcyclus, of cash-to-cash dagen = dagen voorraad bij de hand + dagen verkoop uitstaand - dagen uitstaande schulden
De berekening van de cash cycle geeft aan hoeveel tijd het kost om voorraad in contanten om te zetten. Dit is zeer inzichtelijk voor productiebedrijven die moeten weten hoe lang het duurt om grondstoffen te verwerken in verkoopbare inventaris, de verkoop voltooien en het geld van de klant verzamelen. Deze mate van liquiditeit, of hoe gemakkelijk het bedrijf voltooide grondstoffen kan omzetten in contanten, kan het management helpen inefficiënties in het productie- en verkoopproces te herkennen.
Cash-to-Cash Voorbeeld
Stel dat u een bedrijf heeft dat widgets verkoopt en dat de voorraad ongeveer 40 dagen in uw magazijn blijft voordat het wordt verkocht. Stel ook dat u op krediet aan uw klanten verkoopt, en zij betalen u binnen ongeveer 50 dagen. U heeft rekeningen die moeten worden betaald en u betaalt ze over het algemeen binnen 30 dagen, zodat u 30 dagen aan uitstaande schulden hebt uitstaan. Uw berekening zou als volgt gaan:
Cash-cycle: 40 dagen voorraad + 50 dagen uitstaande verkoop - 30 dagen uitstaande schulden = 60 cash-to-cash dagen
U zou uit dit resultaat concluderen dat uw bedrijf voldoende werkkapitaal nodig zal hebben om de uitgaven voor 60 dagen te dekken, omdat het 60 dagen duurt om contante ontvangsten te ontvangen van uw huidige voorraad- en verkoopactiviteiten.
Deze berekening is handig, vooral wanneer u moet herbezorgen vanwege veranderingen in de timing van uw kasontvangsten, wanneer u een strakke cashflow beheert tijdens een faillissement van een bedrijf of wanneer uw bedrijf schuldalternatieven wil onderzoeken om de financieringskosten te verminderen.
Contante uitbetaling
Contante uitbetalingen, kasuitstromen genoemd, zijn contante bedragen die het bedrijf verlaten. Enkele voorbeelden zijn crediteuren, bedrijfskosten en kleine contanten.
Het geld stroomt uit het bedrijf en wordt opgenomen in een kasuitgavedagboek. Uit het kasuitgavedagboek worden de transacties geboekt naar het grootboek, het crediteurenboek en eventuele andere relevante grootboeken. Als eigenaar van een winkel kunt u bijvoorbeeld betalingen doen om nieuwe voorraad te kopen, rekeningen op uw crediteuren te betalen en loonkosten te dekken.
Fabrikanten maken contante uitgaven om grondstoffen te betalen om producten te maken en om andere productiekosten te betalen. De kasuitgavedagboekrekeningen ontvangen voor elke transactie debiteringen en tegoeden en het journaal toont hoe de totalen van invloed zijn op het algehele saldo van de kasrekening van het bedrijf.
Door te kijken naar de kasbetalingen in het dagboek, kan het management bijhouden hoeveel contanten het bedrijf uitgaat en om welke reden. Het kasuitgavedagboek toont ook het chequenummer voor alle uitgegeven cheques, waardoor het gemakkelijk is om te zoeken naar ontbrekende of problematische controles. In een boekhoudsoftwarepakket, zoals QuickBooks, zou u het kasuitgavedagboek een controleregister kunnen noemen.
Op weg naar fraude
Accountants vermelden vaak interne controles, en deze belangrijke richtlijnen fungeren als veiligheidsmaatregelen om fraude te voorkomen als het gaat om contante ontvangsten en uitgaven. Bedrijven die niet over de juiste interne controles beschikken, kunnen een werknemer vinden die cheques gebruikt om zijn persoonlijke rekeningen te betalen of om overschrijvingen naar zichzelf uit te betalen.
Om ervoor te zorgen dat contante uitgaven voldoende waarborgen bieden om fraude te voorkomen, is het belangrijk dat bedrijven taken scheiden, zodat dezelfde persoon die een cheque of overboeking autoriseert of ondertekent, niet in staat is om andere delen van de transactie te doen, zoals het maken van de transactie. controleer of start de overboeking.
Voor kleinere bedrijven kan dit moeilijk zijn vanwege een kleine staf, en het helpt om bankafschriften te raadplegen voordat enig ander personeel van het bedrijf dat doet, om elke transactie te controleren en een kopie te controleren, op zoek te gaan naar iets dat ongebruikelijk lijkt, en vervolgens contact op te nemen met de bank indien nodig.
Het beoordelen van geautoriseerde vinkers is een belangrijke stap en deze persoon zou geen toegang mogen hebben tot blanco cheques of enige mogelijkheid om transacties in het bedrijfsadministratiesysteem in te voeren. Het gebruik van een handtekeningstempel voor cheques kan extra problemen veroorzaken omdat het vaak heel gemakkelijk is voor iemand om de zegel te stelen en ook een stapel blanco cheques te stelen.
Sommige bedrijven hebben hun cheques vereisen twee handtekeningen, meestal met een soort van een dollar drempel, zodat kleinere cheque bedragen kunnen worden gebruikt met slechts een handtekening. Dit maakt een zekere mate van scheiding van taken mogelijk bij het afgeven van cheques over een bepaald drempelbedrag. Vergeet wire transfers niet, ze zijn de laatste jaren populairder geworden.
Het personeel dat verantwoordelijk is voor het maken van overschrijvingen, moet worden gescheiden van de persoon die de overboekingen vrijgeeft. Als personeelsbezetting de scheiding niet toestaat, kunt u een systeem opzetten waarbij uw bank een andere persoon binnen het bedrijf belt wanneer deze een verzoek om overboeking ontvangt.Deze oproep mag niet naar iemand gaan die de mogelijkheid heeft om overboekingen te doen.
Voer ten slotte een maandelijkse bankafstemming uit met iemand die niet bij de uitbetalingen in contanten is betrokken. Alle ongebruikelijke transacties of controlebeelden moeten worden opgevolgd en onderzocht.
Hoe berekent u een beginsaldo?
De kasontvangsten van een bedrijf spelen een belangrijke rol bij het budgetteren van cashflows. Mogelijk hebt u een kasstroomoverzicht gehoord met de naam 'sources and uses-statement'. De contante ontvangsten van het bedrijf vertegenwoordigen het bloed van het bedrijf, de bronnen van contanten. De contante uitgaven van het bedrijf vormen het gebruik van contant geld.
Om de openingsbalans voor uw bronnen te berekenen en het kasstroomoverzicht te gebruiken, hoeft u alleen maar online naar uw bankafschrift te kijken of de bank te bellen en het bedrag in de bank in te voeren. Aan deze openingskasbalans voegt u de contante ontvangsten toe en trekt u de totale geldbedragen die uitgaan van het bedrijf. Het totaal van deze drie delen is gelijk aan uw eindsaldo of de hoeveelheid geld die u over hebt. Voor een budget kan het handig zijn om deze berekening maandelijks weer te geven.
Uw beginsaldo is bijvoorbeeld het geld dat u op de eerste dag van de maand hebt. Uw beginsaldo voor de volgende maand is gelijk aan het eindsaldo van de vorige maand. Uw beginsaldo van een bepaalde maand is altijd hetzelfde bedrag als het eindsaldo van de vorige maand.
Als onderdeel van het maken van een kasstroomoverzicht, met name als u de directe methode gebruikt die contanten bevat van operationele, investerings- en financieringsactiviteiten, kunt u zich afvragen: "Is contant geld ontvangen van klanten een bedrijfsactiviteit?" Ja, maar zo eenvoudig is het niet. Niet alle klanten betalen contant, dus een deel van de omzet van het bedrijf komt in de vorm van debiteuren sinds de verkoop op krediet werd gedaan. In dit geval moet u beginnen met het totale verkoopbedrag van het bedrijf voor een bepaalde maand en dit aanpassen op basis van de verandering in het debiteurensaldo van het bedrijf om aan te komen bij het juiste kassabonnummer.
Als de debiteuren gedurende de betreffende periode stijgen, trekt u deze verhoging af van uw verkoopcijfer om het bedrag aan contante ontvangsten van klanten te berekenen. Als uw crediteurensaldo is gedaald, voegt u dit verminderingsbedrag toe aan uw totale verkopen om het totale bedrag te berekenen dat u van uw klanten heeft ontvangen.
Soorten geldontvangsten
Kassabonnen komen in vele vormen naar een bedrijf, voornamelijk via klantenverkopen. Afhankelijk van de grootte en het type bedrijf, kan deze instroom plaatsvinden in de vorm van bijvoorbeeld betalingen met creditcard, contant geld, postwissel of persoonlijke cheque. Een bedrijf met alleen een abonnement kan het grootste deel van zijn contante ontvangsten ontvangen in de vorm van bank-ACH-betalingen. Bedrijven ontvangen ook contanten uit andere activiteiten dan de verkoop van goederen of diensten, zoals royalty's, rentebaten, dividenden en meerwaarden uit beleggingen en opbrengsten uit de verkoop van verschillende activa.
Inkomsten zijn het geld dat een bedrijf ontvangt van zijn normale, doorlopende zakelijke activiteiten. Als het tijd is om financiële overzichten te lezen en werkelijke kassabonnen te interpreteren versus een berekend aantal, helpt het om een deel van de terminologie te definiëren. Zijn bijvoorbeeld inkomsten en inkomsten hetzelfde? Nee, want hoewel inkomsten, ook wel verkoop genoemd, geld van klanten vertegenwoordigen, vertegenwoordigen de inkomsten wat overblijft na het gebruik van die inkomsten om de uitgaven van het bedrijf te betalen.
Zijn omzet en winst hetzelfde? Winst betekent in essentie hetzelfde als inkomsten, omdat het alleen de hoeveelheid geld is die overblijft nadat u alle rekeningen hebt betaald uit het geld dat u van uw klanten heeft ontvangen.
En tenslotte, zijn inkomsten en inkomsten hetzelfde? Sommige mensen gebruiken de term 'inkomen' om de omzet te vertegenwoordigen, maar vanuit het oogpunt van de boekhoudkundige terminologie, is inkomen eerder een gevolg van het bedrijfsresultaat. Het bedrijfsresultaat verschilt enigszins van de winst of winst omdat het de kosten van goederen en bedrijfsuitgaven heeft verwijderd uit de verkoop, maar in tegenstelling tot de winst of winst omvat het bedrijfsresultaat geen belastingkosten en andere niet-operationele kosten.
