Korte rapporten zijn een effectief middel om te communiceren met een algemeen manager, die meestal een drukke manager is. Ze kunnen worden gebruikt om te rapporteren over de voortgang van een project, wekelijkse of maandelijkse financiële projecties of rapporten over productieactiviteiten. In tegenstelling tot uitgebreide rapporten die uitgebreid onderzoek en details vereisen, vereisen korte rapporten alleen de belangrijkste maar belangrijkste informatie. Het schrijven van een kort rapport volgt een vergelijkbare stijl van rapport schrijven, behalve dat de samenvatting, achtergrond, inhoud, conclusie of aanbevelingen beknopt zijn.
Verzamel gegevens die relevant zijn voor het project waarover u rapporteert. Doe dit met behulp van beschikbare gegevens, zoals financiële rapporten, haalbaarheidsrapporten en enquêtes die al zijn uitgevoerd. Gebruik relevant referentiemateriaal, zoals boeken of informatie van geïnformeerde externe partijen, zoals experts uit de industrie, als gegevens voor uw rapport.
Typ de datum, de naam van de algemeen manager aan wie u het rapport verzendt, uw naam, uw handtekening en het onderwerp van het rapport in de linkerbovenhoek van het papier.
Vat de inhoud van het rapport kort samen door het probleem, de bevindingen, de voortgang tot dusverre aan te geven of een voorstel om het probleem op te lossen. Geef bondig aan wat u verwacht zullen de voordelen van het project zijn.
Beschrijf de achtergrond door een korte geschiedenis te schrijven van het lopende project of de zakelijke taak waarover u rapporteert. Neem de namen op van de mensen die bij de taak of het project zijn betrokken, zoals leden van het projectteam, trainers of afdelingsleiders. Geef nadere uitleg over waar de taak of het project over gaat.
Schrijf het lichaam of de inhoud van het rapport op door de bevindingen en gegevens die zijn verzameld in stap 1 op te nemen. Geef een korte analyse van de bevindingen en vermeld wat ze betekenen voor het totale project en het bedrijf. Neem grafieken, vragenlijsten, enquêtes en referenties op in het rapport om uw analyse te ondersteunen.
Trek een conclusie door kort de status van een project of taak te vermelden. Geef alleen aanbevelingen als de algemeen manager hierom heeft gevraagd. Geef twee korte en belangrijkste aanbevelingen die alle andere aanbevelingen samenvatten die u anders in een langer rapport zou opsommen.
Tips
-
Hoewel het een korte is, moet het rapport de lezer geen onbeantwoorde vragen laten. Geef alle benodigde informatie in duidelijke, precieze taal.
