Financiële rapporten aan aandeelhouders, marketingplannen en kwaliteitsbeoordelingen zijn allemaal voorbeelden van rapporten die voor bedrijven zijn geschreven. Een kort rapport is net als elk ander rapport, maar met minder pagina's. Het moet de belangrijkste rapportdoelstellingen vermelden, de achtergrondinformatie samenvatten, de alternatieven bekijken en een weg vooruit aanbevelen. Behandel het rapport als een projectplan en schrijf het vervolgens in een duidelijke en eenvoudige stijl. Kort is goed, omdat het waarschijnlijker is dat het druk of belangeloos is, maar cruciale partijen zullen het lezen.
Planning
Maak kennis met meerderen om de vereisten te verduidelijken, omdat ze het formaat en de inhoud van het rapport bepalen. Een projectevaluatieverslag zal bijvoorbeeld niet op dezelfde manier worden gestructureerd als een marketingplan of een financieel rapport.
Onderzoek het achtergrondmateriaal, inclusief documenten die aan u zijn verstrekt toen u de schrijfopdracht en het materiaal kreeg dat u onafhankelijk van het internet, de bibliotheek en uit vergaderingen en gesprekken met belanghebbenden (zoals business unit managers, leveranciers en klanten) hebt verzameld.
Maak de rapportsjabloon, inclusief een samenvatting, een inleiding, secties voor alternatieven en voorgestelde oplossingen, aanbevelingen en een conclusie.
Inhoud
Schrijf de introductie. Gewoonlijk niet langer dan een paragraaf, moet de inleiding het doel van het rapport vermelden en de belangrijkste punten identificeren. Het zou een leidraad moeten zijn voor de rest van het verslag, maar zou het niet moeten samenvatten. De eerste regel zou bijvoorbeeld kunnen zijn: "Het doel van dit rapport is om oplossingen voor de aanhoudende kwaliteitsproblemen in onze productiefaciliteit te onderzoeken," gevolgd door een samenvatting van de belangrijkste problemen.
Stel de hoofdtekst van het rapport samen. In het voorbeeld van de productiefaciliteit kunnen secties technische details bevatten, een lijst met alternatieve oplossingen, samen met een kosten-batenanalyse voor elk, en aanbevelingen. Een bedrijfsplan zou verschillende secties bevatten, zoals marktonderzoek, concurrentieanalyse en financiële projecties. Wat het formaat ook is, de secties moeten in logische volgorde zijn, zodat de lezer niet heen en weer hoeft te bladeren om de inhoud te achterhalen.
Sluit het rapport af door terug te verwijzen naar de doelstellingen van het rapport. Voor het voorbeeld van de productiefaciliteit zou de conclusie een implementatieplan voor de aanbevolen oplossing kunnen zijn. Voor een financieel rapport kan de conclusie de bedrijfsvooruitzichten zijn.
Maak een lijst van de referenties die in de tekst worden genoemd door de publicatie te identificeren waaruit ze zijn voortgekomen, de titel, de auteur en de datum. Noem andere relevante bronnen in een bibliografie- of bronnensectie.
Schrijf de samenvatting. Vat in ongeveer een of twee alinea's het rapport samen zodat een drukke manager de belangrijkste punten kan begrijpen en later door de details kan bladeren. Voor een financieel rapport kan de samenvatting slechts een tabel zijn met de belangrijkste verkoop- en winsttrends.
Maak een omslagpagina met de titel van het rapport, de datum en de namen en verwantschappen van de auteurs. Voeg een inhoudsopgave toe voor rapporten die langer zijn dan 15 pagina's.
Beantwoord de verzendbrief aan een persoon (een manager of een contracterende ambtenaar), niet aan een afdeling. Identificeer de belangrijkste aanbevelingen van het rapport, verstrek uw contactgegevens en vermeld de bijlagen.
Tips
-
Tabellen, grafieken en gedetailleerde berekeningen moeten als bijlagen worden geplaatst, maar de belangrijkste afhaalrestaurants moeten in het hoofdrapport worden opgenomen.
