Soms kan het idee van het samenstellen van beleid en procedures overweldigend lijken. Een fundamenteel begrip van dit document en het doel ervan kan echter helpen. De eerste stap is het leren van de definitie van deze termen en wat hen anders maakt.
Tips
-
Een beleid geeft een breed overzicht van het doel van het bedrijf. Een procedure toont medewerkers precies wat ze moeten doen om het doel te bereiken.
Beleid versus proces
Het belangrijkste verschil tussen een beleid en een procedure is wat het communiceert met uw personeel. Een beleid geeft een overzicht van de houding van het bedrijf ten aanzien van een probleem. Een proces of beleid geeft werknemers aanwijzingen over hoe het beleid moet worden geïmplementeerd.
Elk beleid voor uw bedrijf moet beknopt en eenvoudig zijn. Het moet een duidelijk doel aangeven dat zelfs een kersverse medewerker kan begrijpen. Alleen beleidsregels die deze richtlijnen volgen, kunnen uw bedrijf op koers houden.
De procedures ondersteunen vervolgens het beleid dat u hebt ingesteld. Het proces moet duidelijk zijn en bijna elke variant van een probleem dekken. Een retourprocedure moet bijvoorbeeld bevatten wat te doen als de klant een bon heeft, geen aankoopbewijs heeft of het artikel in kwestie heeft gebruikt. Kogelpunten en korte paragrafen kunnen het proces gemakkelijk leesbaar maken en aandacht geven.
Een voorbeeld om te volgen
IT-richtlijnen en -procedures zijn belangrijk in veel bedrijven. Een gemeenschappelijk beleid is dat werknemers tijdens het werk geen toegang hebben tot sociale media. De richtlijnen kunnen zeggen dat het bedrijf werknemers verwelkomt om toegang te krijgen tot sociale media tijdens pauzes of wanneer dit nodig is voor hun werkfuncties.
De procedures voor het afdwingen van dat beleid kunnen manieren bevatten om ongepast computergebruik te melden en stappen die supervisors kunnen nemen om het gedrag te stoppen. U kunt de commandostructuur beschrijven die deze rapporten moeten volgen en wat werknemers kunnen verwachten als ze het beleid blijven schenden.
Soorten richtlijnen
U moet procedures en beleid creëren voor elk onderdeel van uw bedrijf.Wanneer werknemers vragen hebben over hoe ze moeten omgaan met klanten, elkaar, management of apparatuur, moeten ze de richtlijnen kunnen raadplegen.
Veel bedrijven hebben overkoepelend personeelsbeleid dat regels stelt voor hoe personeel zich moet kleden, gedragen en presteren op het werk. Andere belangrijke aandachtspunten zijn discipline, gelijke behandeling, seksuele intimidatie, opkomst, werkprestaties en veiligheid op de werkplek.
Niet altijd een-op-een
Procedures ondersteunen vaak het bedrijfsbeleid. Er is echter niet altijd een één-op-één-verhouding tussen processen en procedures. U kunt bijvoorbeeld een beleid opstellen dat bepaalt dat uw personeel vrij moet zijn van illegaal middelengebruik, nooit seksueel andere werknemers moet lastigvallen en geen geld uit het register kan halen. Dan hebt u misschien één procedure die behandelt hoe u met rapporten van dit gedrag omgaat.
Waarom procedures en beleid maken
Elk bedrijf met werknemers heeft beleid en procedures nodig om werknemers te begeleiden. Deze richtlijnen helpen ervoor te zorgen dat iedereen in een bedrijf op dezelfde manier op dezelfde gebeurtenis reageert. Deze consistentie stelt u als bedrijfseigenaar in staat om soms weg te stappen. U kunt andere taken op zich nemen en zelfs een vrije dag hebben als u weet dat uw werknemers zaken kunnen regelen.
Het kan ook klanten terug laten komen en een positief merkimago opbouwen. Klanten die bijvoorbeeld elke keer dat ze binnenkomen verschillende retourvoorwaarden ervaren, kunnen negatieve gevoelens over uw merk ontwikkelen. Klanten die weten wat ze kunnen verwachten, weten echter dat ze op uw bedrijf kunnen rekenen.
Bescherm uw bedrijf
Een andere reden om duidelijke beleids- en procedure-richtlijnen op te stellen, is om uw bedrijf te beschermen tegen juridische stappen. Een prominent voorbeeld hiervan is disciplinaire richtlijnen. U moet de verwachtingen van uw werknemers schetsen, disciplinaire procedures en wanneer u medewerkers moet ontslaan.
Volg uw proces telkens wanneer een medewerker uw beleid schendt. Als u iemand van uw personeel moet verwijderen, kunt u onrechtmatige beëindigingsprocedures op afstand houden. Door je proces te documenteren, krijg je het bewijs dat je rechtmatig gehandeld hebt.
