Brief. Als je erover nadenkt, hadden taalkundigen geen betere term kunnen kiezen om zakelijke documenten te beschrijven die 'need to know'-informatie samenvatten voor leidinggevenden die niet de tijd of de neiging hadden om massale dissertaties te doorlopen. Als u wordt gevraagd om een briefingsrapport voor te bereiden, houdt u de woorden 'beknopt' en 'pittig' in het achterhoofd terwijl u belangrijke gegevens extrapoleert die uw bazen verwachten te vinden. Neem een aanpak in twee stappen: denk als een schrijver wanneer u gegevens uit rapporten haalt, en wordt vervolgens een redacteur wiens doel het is om elk woord voor impact te wegen en tegelijkertijd kritieke gegevens intact te laten.
Begrijp het doel van een briefingsrapport: leidinggevenden zoeken "een product van een analyse, niet de analyse zelf", dus houd hier rekening mee wanneer u uw directiebriefje maakt aan de hand van informatie in het oorspronkelijke rapport.
Begin met de brief door het probleem / de situatie te beschrijven, de relevantie ervan toe te lichten en herhaal - in nauwkeurige, nauwkeurige taal - het bewijsmateriaal en de conclusies in het hoofdrapport. Neem de omgekeerde piramide van de journalist aan om je opdracht samen te stellen. Extrapoleer en commit vervolgens om de belangrijkste gegevens aan het begin van het papier te formuleren. Voeg minder belangrijke informatie toe in aflopende volgorde om de hoofdtekst van de opdracht te maken.
Gebruik eenvoudig Engels zonder sensatiezucht, superlatieven en pluis om je opdracht te verfijnen. Voeg dienstregelingen toe, variërende perspectieven als ze uw proefschrift ondersteunen of weerleggen en zorg ervoor dat alles in de nomenclatuur van uw doelgroep wordt ondergebracht. Streef ernaar om de korte zelfbevestiging te maken, een overzicht dat geen bijlagen of externe documentatie vereist om belangrijke punten uit het oorspronkelijke rapport te verklaren.
Maak gebruik van koppen, subkoppen en opsommingstekens om leidinggevenden te helpen moeiteloos door het briefingsrapport te gaan. Herlees lange paragrafen en snijd ze in stukken om het tempo van het rapport aan te scherpen. Geef specifieke metingen of getallen, zodat niets aan de verbeelding wordt overgelaten. Controleer elk punt op nauwkeurigheid. Controleer in het bijzonder, als er verschillen in gegevens zijn, waarom ze zijn voorgekomen.
Dien uw briefingrapport in bij de toets van de objectiviteit om er zeker van te zijn dat u vooringenomenheid hebt weggelaten, anders loopt u het risico dat de ondervraagde gegevens en uw vermogen om dit type rapport te formuleren ter discussie worden gesteld.Err aan de voorzichtigheid als het hoofdrapport waaruit u gegevens aan het tekenen bent geen directe conclusies heeft die zijn bereikt. Vertel dat liever, dus er is geen misverstand over u, de auteur, die kritische informatie achterwege heeft gelaten.
Tips
-
Zorg ervoor dat u uw briefingsrapport onderscheidt van een samenvatting, een langer document dat maximaal 10 pagina's kan bevatten en een call-to-action bevat die niet thuishoort in het kader van een executive briefing.
