Een klachtenbrief dient als een permanente registratie van uw klacht bij een persoon of organisatie. In een goed geschreven brief staat duidelijk het probleem dat u bent tegengekomen met een bepaald product of een bepaalde service en de verwachte oplossing. Bij het schrijven van uw brief, neem een kalme en professionele toon aan. Vermijd bedreigingen, onwaardige rants, sarcasme of ongepast taalgebruik. In de meeste gevallen schrijft u een brief aan een persoon die niet verantwoordelijk is voor uw probleem, maar hij kan behulpzaam zijn bij het oplossen ervan.
Adres je brief aan een specifieke persoon. Gebruik geen "Geachte heer" of "Aan wie het kan zorgen." Bel het bedrijfsschakelbord en vraag naar de naam en titel van de betreffende manager. Bevestig de correcte spelling van haar naam. Als u een naam niet kunt identificeren, gebruikt u een toepasselijke titel zoals 'Customer Service Manager'.
Gebruik pen en papier of de conceptversie van uw tekstverwerkingsprogramma om alle details op te slaan die relevant zijn voor uw klacht. Neem informatie op, zoals de productnaam en -beschrijving, bestelnummer, merknaam, modelnummer, prijs en datum van aankoop. Maak een kopie van alle documenten met betrekking tot uw klacht. Lees alle informatie opnieuw en zorg ervoor dat uw klacht legitiem is.
Begin de brief positief. Gebruik de eerste alinea om enkele positieve aspecten van de organisatie te bespreken. U kunt bijvoorbeeld uw loyaliteit aan de merknaam of enige specifieke omgang met personeel van het bedrijf noemen. Bijvoorbeeld: "In het verleden heb ik genoten van het bezoeken van uw winkel. Veel verkoopmedewerkers begroeten me bij naam en doen er alles aan om ervoor te zorgen dat ik tevreden ben met mijn aankopen."
Vermeld de aard van uw klacht in de tweede alinea. Neem alle details op die de lezer moet kennen om uw klacht te verwerken. Bijvoorbeeld: "Onder de voorwaarden van mijn 30-dagen garantie, stuur ik de monitor die ik op 7 maart 2011 heb gekocht, terug voor $ 373.89. Ingesloten is een fotokopie van de bon." Stuur geen originele kopieën van bonnetjes of andere documenten.
Gebruik de derde alinea om uw verwachtingen duidelijk te formuleren. Bijvoorbeeld: "Aangezien de broodrooster niet werkt zoals aangegeven door de fabrikant, verwacht ik een volledige en onmiddellijke terugbetaling van $ 47.83 plus de verzendkosten die ik heb betaald voor het terugbrengen van de broodrooster. Ik zal vier weken wachten op uw antwoord. van jou zal ik contact opnemen met het Better Business Bureau."
Tips
-
Vermeld uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Schrijf korte paragrafen en bewaar de lengte van de brief op één pagina. Vraag een vertrouwde vriend of familielid om uw brief te corrigeren. Naast het controleren van spelling en grammaticale fouten, moet ze ervoor zorgen dat de toon van de letter geschikt is.
