De taak van een vergaderingplanner kan ontmoedigend zijn, gezien het aantal details bij het plannen en organiseren van een sprekersconferentie, maar als je de uitdaging van multitasking leuk vindt en bekend staat als een meester in het jongleren met details, ben je goed voorbereid op de job.
Items die je nodig hebt
-
Controlelijst master
-
Spreker contracten
-
plaats
-
Noodplan voor noodgevallen
Begin minstens een jaar van tevoren met het plannen van uw sprekersconferentie - langer als de mensen die u als gastsprekers wilt gebruiken, spraakmakende mannen en vrouwen zijn waarvan de kalenders jaren van tevoren vullen. Maak een masterchecklijst met details over elke taak die moet worden volbracht om sprekers naar de conferentie te brengen en over de benodigdheden, uitrusting en voorzieningen die moeten worden verkregen om het evenement te organiseren.
Boek een vergaderlocatie op een gemakkelijk te bereiken locatie die gunstig gelegen is in de buurt van luchthavens, openbaar vervoer, hotels, restaurants en andere voorzieningen, aangezien stafmedewerkers op deze locaties zijn getraind om 24 uur per dag en 7 dagen per week met conferentiegroepen te kunnen omgaan. Vraag je advocaat om een standaard spreekcontract op te stellen, zodat je een juridisch bindende overeenkomst hebt met elke spreker om deel te nemen aan het evenement.
Werk aan uw conferentieagenda zodat sprekers opzettelijk worden gepland. Wijs de meest dynamische sprekers toe om de keynote- en laatste slots af te handelen, zodat aanwezigen enthousiast zijn over de opmerkingen van de eerste en geïnspireerd zijn door de woorden van de laatste. Stel sprekers op de hoogte van uw tijdslimieten en maak indruk op hen hoe belangrijk het is om tijd te laten voor vragen op het veld.
Benodigdheden, registratietabellen bestellen, apparatuur huren, bewegwijzering, badges en een creditcard / kassabonensysteem bestellen voor degenen die geen vooraf gekochte tickets hebben gekocht. Stuur een bevestigingsschema naar de sprekers van de conferentie enkele maanden voor de datum om deelnemers voldoende tijd te geven om vervoersplannen te maken. Controleer de verantwoordelijkheden van uw organisatie, bijvoorbeeld vergoedingen voor vliegtickets, vooraf geboekte verblijven of dagbestedingslimieten, en zorg ervoor dat sprekers een lijst met sociale evenementen ontvangen waarvoor ze zijn uitgenodigd als onderdeel van hun bezoek.
Bedenk een back-upplan met catastrofale mogelijkheden: het overlijden of letsel van een spreker of een last-minute locatie-wijziging. Wijs vrijwilligers toe om op te treden als gastheer van elke spreker en limousine- of taxidiensten te reserveren om sprekers rond te leiden als vervoer niet tot de verantwoordelijkheden van de gastheer behoort. Voltooi last-minute taken zoals het bestellen van snacks en watervallen voor sprekers.
Verzamel je uithoudingsvermogen voor de laatste preconcurrentiedagen - als audiovisuele hulpmiddelen verloren gaan, moeten er overlappingen in de hotelkamer optreden en worden vliegtuigen vertraagd, dit is meestal het moment waarop dingen uit de hand lopen. Houd je verstandig en vertrouw op je masterchecklist. Nadat je achteraf dankbetuigingen voor sprekers hebt geschreven, doe jezelf een plezier en neem vakantie. Je hebt het verdient.
