Werkgevers gebruiken het IRS-formulier W-4 van een werknemer om het bedrag aan federale inkomstenbelasting te bepalen om zijn loon in te houden. Dit formulier biedt de werkgever de burgerlijke staat en het aantal afhankelijke personen dat de werknemer claimt. De werkgever kan ook een extra bedrag inhouden, zoals opgegeven door de werknemer. Deze vitale vorm is meestal opgenomen in het papierwerk dat wordt ingevuld door nieuw aangenomen werknemers.
Vereisten
Werkgevers moeten een voltooide W-4 hebben voor elke werknemer. Dit formulier moet worden ingevuld voordat een werknemer met zijn werk begint en effectief wordt gemaakt voor de eerste betalingstermijn van de werknemer. Formulieren zijn ook beschikbaar in het Spaans. Een werkgever kan W-4-formulieren elektronisch ontvangen.
vervaltijd
W-4-formulieren vervallen niet; ze blijven van kracht totdat de medewerker een nieuwe W-4 voltooit. Medewerkers die geen ingehouden belastingplichtig zijn, moeten elk jaar op 16 februari een nieuwe W-4 invullen. Als de werknemer een W-4 die zijn vrijstellingsstatus voortzet niet opnieuw indient, zou de werkgever inkomstenbelasting moeten inhouden alsof hij ongehuwd is en geen personen ten laste heeft.
IRS Review
De IRS kan verzoeken om de W-4-formulieren van een werkgever in te zien. Als de IRS een vertegenwoordiger naar het kantoor van een werkgever stuurt, zullen ze de originele W-4-formulieren bekijken voor sommige of alle werknemers van het bedrijf. Als alternatief kan de IRS de werkgever vragen om papieren of elektronische kopieën van de W-4-formulieren in te dienen voor bepaalde werknemers of het volledige personeelsbestand. Na beoordeling kan de IRS de werkgever informeren dat een werknemer geen recht heeft op de inhouding die hij had gevorderd. De kennisgeving verzonden door de IRS zal de werkgever informeren over de juiste inhouding voor die werknemer en de datum waarop de werkgever overgaat naar die inhouding.
Vervang Formulieren
Een werkgever kan een vorm van eigen ontwerp als vervanging gebruiken, mits deze de exacte taal bevat als het IRS-formulier W-4. Het vervangende formulier moet voldoen aan alle IRS-vereisten. Door werknemers ontworpen W-4-formulieren zijn niet geldig.
W-4-formulieren kunnen worden gedownload van de IRS-website of telefonisch worden besteld: (800) 829-3676. De formulieren kunnen ook in bulk worden gekocht bij winkels voor kantoorbenodigdheden.
