Zelfs met een geautomatiseerd salarissysteem gebeuren er fouten. Het is niet ongebruikelijk voor een werkgever in Californië om per ongeluk het loon of salaris aan een werknemer te veel te betalen. Het terugbetalen van de te veel betaalde bedragen is niet zo eenvoudig als het aftrekken van het salaris. Werkgevers moeten schriftelijke toestemming krijgen van werknemers om de aftrek te nemen en moeten zich houden aan de minimumloon- en eindloonregels.
Geen aftrek voor te hoge betalingen
Over het algemeen is het werkgevers niet toegestaan om teveel betaalde salarissen af te trekken van het daaropvolgende salaris van een werkgever. Dit wordt geregeld door sectie 221 van California Labor Code, waarin wordt verklaard dat werkgevers geen maandelijkse aftrekposten mogen instellen om te compenseren voor onjuiste te veel betaalde bedragen.
Uitzonderingen op de regel
Er is één uitzondering op de regel om latere aftrekposten niet toe te staan. Als een werkgever goedkeuring van de werknemer krijgt, kan de werkgever het teveel betaalde loon terugkrijgen. Deze toestemming moet echter schriftelijk worden vastgelegd en de werknemer hoeft er niet mee in te stemmen. De overeenkomst kan vóór of na de fout worden gesloten, maar de overeenkomst moet worden ondertekend voordat de werkgever de aftrek aflegt om de betaling terug te betalen.
Blijf boven minimumloon
Terugvordering van te veel betaalde bedragen is toegestaan zolang het loon van de werknemer niet onder het minimumloon daalt op basis van de gewerkte uren in de betalingsperiode. Het minimumloon 2015 in Californië is $ 9 per uur. Stel bijvoorbeeld dat een werknemer een salaris van $ 1.000 per week verdient en haar werkgever betaalt haar per ongeluk een extra $ 700. Als ze de komende week 40 uur werkt, moet ze voor die week een minimum van $ 360 - $ 9 vermenigvuldigd met 40 uur worden betaald. Dat betekent dat de werkgever de volledige $ 700 niet kan terugverdienen van de lonen van de volgende week omdat dit haar onder het minimumloon zou brengen.
Vermijd definitieve looncheques
Zelfs als er een vrijwillige overeenkomst wordt gesloten, kunnen werkgevers de te veel betaalde bedragen niet terugvorderen van het laatste salaris van een werknemer. Dit werd besloten in Barnhill v. Robert Saunders wanneer een werkgever probeerde een lening terug te betalen aan een werknemer van zijn laatste salaris. Werkgevers die proberen bedragen af te trekken van het laatste salaris van een werknemer, kunnen aanzienlijke boetes oplopen. Medewerkers die niet op tijd of in het juiste aantal de laatste cheques ontvangen, hebben recht op wachttijden. Wachttijd boetes bedragen een dagloon voor werknemerslonen voor elke dag dat het laatste loon niet onmiddellijk wordt betaald.
