Memo's worden vaak naar veel mensen tegelijk gestuurd en zijn niet bedoeld om te worden gepersonaliseerd zoals een zakelijke brief is. Een zakelijke notitie is geschreven om instructie te geven of om een publiek te informeren. Dat publiek kan leden van uw organisatie zijn of een derde partij, zoals een klant. Bij het schrijven van een klantmemo is het nog belangrijker om professioneel te blijven tijdens uw memo en om veel informatie te geven. Aanvullende materialen, zoals informatie over uw bedrijf, kunnen bij de klantmemo worden gevoegd.
Maak de kop voor uw klantmemo. De kopcategorieën zijn Naar, Van, Datum en Onderwerp. In het gedeelte Aan moeten alle clients staan waarnaar u de notitie verzendt. Je naam komt in de sectie Van. De datum waarop u de notitie verzendt, moet na 'Datum' worden geschreven en het onderwerp van de notitie moet het doel duidelijk uitleggen, zoals 'Aanvullende informatie die nodig is voor het Website-project'.
Schrijf de eerste alinea met uw klant in gedachten. De eerste paragraaf zou een paar zinnen moeten zijn die in het kort uw doel voor de memo toelichten. Aan de hand van het voorbeeld van het website-project leg je uit voor welk project je werkt voor de klant, waarom je extra informatie nodig hebt en wat die informatie is. Dit is een samenvatting, dus er hoeven nog geen details te worden opgenomen.
Schrijf de inhoud van de memo, die meestal een paar alinea's lang is. Dit is waar u details voor de verwijzing van de klant zult opnemen. U kunt bijvoorbeeld praten over welk aspect van het websiteproject waar u problemen mee hebt en welke specifieke informatie u van de klant nodig hebt.
Neem de stappen op die u van de cliënt moet nemen, indien van toepassing, in de laatste alinea. Informatieve memo's, zoals het bijwerken van de client voor een nieuw bedrijfsbeleid, hebben deze sectie niet nodig. In het voorbeeld van het websiteproject moet u de klant echter uitleggen hoe u de voorkeur geeft aan de aanvullende informatie die u wordt toegestuurd. Als er geen actie is vereist van de klant, kunt u uw contactgegevens opgeven als hij vragen heeft. Vergeet niet om hem te bedanken voor zijn tijd.
