Voor het verzenden van een zakelijke brief moet u de naam, bedrijfsnaam en het adres van de ontvanger vermelden. Maar wat doe je als je een brief stuurt naar iemand die tijdelijk bij een bedrijf werkt of op afstand werkt op een ander kantoor of op een andere locatie?
Wanneer dat gebeurt, wilt u de brief behandelen "voor de persoon" of het bedrijf die regelmatig post op het adres ontvangt.
Waarom 'In Care Of' gebruiken
Mogelijk moet u e-mail verzenden naar iemand die op een ander adres dan zijn gebruikelijke bedrijfsadres werkt. Dit wordt het verzenden van e-mail "voor iemand anders" genoemd en wordt vaak afgekort als c / o. Het opnemen van c / o in een adres vertelt het postkantoor dat de ontvanger van de brief zich normaal gesproken niet op het afleveradres bevindt.
Als u bijvoorbeeld een brief wilt sturen naar een zakenpartner die werkt vanuit een hotel in Parijs, kunt u de brief richten aan de persoon die voor het hotel zorgt en het adres van het hotel vermelden. Als de persoon in een filiaal van het hoofdkantoor werkt, zou u de brief richten aan de persoon die voor die kantoorlocatie zorgt.
Hoe 'In Care Of' aan te pakken
Het is gemakkelijk om een envelop te pakken die voor iemand anders zorgt, en eigenlijk moet je gewoon een extra regel toevoegen aan het adres. Zorg ervoor dat u het juiste adres heeft waarop uw zakenrelatie momenteel e-mail ontvangt om een adres te verzorgen. Schrijf de naam van de ontvanger op de eerste regel in het midden van de voorkant van de envelop. Als u de brief naar een kantoor verzendt, voegt u de titel van de ontvanger toe om ervoor te zorgen dat deze bij de juiste afdeling komt.
Schrijf "c / o" op de volgende regel, gevolgd door de naam van de persoon of het bedrijf die regelmatig e-mail ontvangt op dit adres. Bijvoorbeeld "c / o XYZ Company."
Schrijf het volledige adres op de volgende regel. Vermeld het nummer en de straatnaam. Vergeet geen hoofdrichtingen en andere woorden die verband houden met de straatnaam. Bijvoorbeeld, W. Main St. Schrijf de stad, staat en postcode op de volgende regel. Gebruik postafkortingen voor de staat - alleen twee hoofdletters. Als u naar een ander land mailt, vergeet dan niet de naam op te geven van het land waar u naar toe mailt op de laatste regel.
Plaats uw naam en adres in de linkerbovenhoek van de envelop. Als u naar een ander land mailt, neemt u 'VS' op de laatste regel van het retouradres op. Vermeld altijd een retouradres, dus als u het adres verkeerd hebt ingevuld, kan de brief aan u worden geretourneerd.
Voorbeelden van 'In Care Of' adres
Hoe u een zakelijke brief 'in verzorging' aanpakt, volgt een indeling die lijkt op het adresseren van een ander type brief. Hier zijn voorbeelden van hoe u 'in verzorging' aanpakt:
Dave Johnson
HR Manager
c / o ABC Company
123 Main Street
Los Angeles, CA 90034
Jane Smith
c / o The Monsieur Hotel
23 Rue Parijs
75002 Parijs, Frankrijk
Zoals met elke letter moet je ervoor zorgen dat je de informatie van de ontvanger leesbaar schrijft om ervoor te zorgen dat deze op de juiste plaats wordt afgeleverd.
