Een belangrijk element voor het runnen van een succesvolle cateringbedrijf is de mogelijkheid om nauwkeurige budgetten voor elk evenement te creëren. Een budget dat de uitgaven nauwkeurig projecteert, stelt u in staat om de werkelijke uitgaven onder de facturatiekosten te houden, met behoud van een gezonde winstmarge. Succesvolle cateraars kunnen bepalen hoeveel ze aan elke persoon op een evenement moeten uitgeven, terwijl ze tegelijkertijd een markup-waarde berekenen die elke gebeurtenis rendabel en de moeite waard maakt.
Maak een diagram of spreadsheet met alle voedsel- en drankartikelen die u nodig heeft voor het cateringevenement. Het kan helpen om de lijst op te delen in categorieën zoals voorgerechten, hoofdgerechten, desserts en dranken. Maak naast elk artikel een kolom voor de werkelijke kosten per portie, de kosten per portie, de werkelijke totale kosten voor het evenement en de totale kosten van het evenement.
Bereken de werkelijke kosten per portie van elk gerecht en drank nodig voor het evenement en plaats dit cijfer onder de kosten per portie. De werkelijke kosten zijn wat u moet uitgeven aan de grondstoffen die u nodig hebt om de gerechten te bereiden en de werkelijke prijs die u voor drankjes betaalt.
Bepaal de markup-waarde van uw etenswaren. Als algemene vuistregel hanteren veel cateraars de formule om drie keer de werkelijke kosten van de artikelen in rekening te brengen voor hun uiteindelijke prijs. Als een gerecht bijvoorbeeld $ 5 per portie kost, moet je de klant $ 15 per portie in rekening brengen. Bereken dit cijfer voor elke portie en plaats het onder de totale kosten per portie.
Vermenigvuldig de werkelijke kosten per portie voor elk artikel met het aantal aanwezige gasten en plaats dit cijfer onder de werkelijke totale kosten voor het evenement. Vermenigvuldig ook de in rekening gebrachte kosten per portie voor elk artikel met het aantal aanwezige gasten en plaats dit cijfer onder de totale kosten voor het evenement.
Totaal de cijfers in elke kolom voor een duidelijk beeld van uw budget voor eten en drinken. Van deze totalen kunt u zien wat uw werkelijke kosten zijn per portie en voor het evenement. U kunt ook uw potentiële winst bepalen door deze te vergelijken met de markup-cijfers voor het evenement.
Maak een andere sectie in uw spreadsheet voor uw personeels- en vergaderkosten. Schrijf in dit gedeelte alle kosten in verband met het inhuren van personeel zoals servers en barmannen en ook eventuele facilitaire uitgaven als u de locatie voor uw klant aanbiedt. Sommige cateraars kiezen ervoor om apart personeel te factureren, terwijl anderen vinden dat ze liever een vast percentage in rekening brengen, zoals 21 procent van de totale factuur als een automatische servicetoeslag, waardoor het personeel inbegrepen is.
Voeg de juiste belastingen toe aan de factuur voordat u de geschatte kosten aan uw klant voorlegt ter goedkeuring. Als het belastingtarief van uw land bijvoorbeeld 8,25 procent is, vermenigvuldigt u het totale factuurbedrag met dat percentage om te berekenen hoeveel belasting verschuldigd is voor de gebeurtenis.
