Door een seminar over een bepaald onderwerp te houden, kunnen mensen iets nieuws leren, mensen opnieuw opleiden over iets dat ze al kennen en nieuwe ontwikkelingen in uw branche introduceren. Maar een seminar houden kan duur zijn. Er zijn een aantal beslissingen die u moet nemen, zodat u weet hoeveel geld u moet besteden aan uw seminar en een aantal factoren die van invloed zijn op de totale kosten.
Items die je nodig hebt
-
Seminarebudget
-
Schatting van de deelnemers
-
Lijst met verkopers
-
Vorig budgetplan voor seminars
Begin met het maken van een budgetplan voor uw seminar door te bepalen hoeveel geld u eraan moet uitgeven. Als uw organisatie een bepaald bedrag heeft toegewezen voor het evenement, moet u weten wat het is. Als u van plan bent om in rekening te brengen voor het seminar in de hoop er zelfs over te kunnen beslissen, moet u bepalen hoeveel u moet in rekening brengen op basis van het aantal verwachte deelnemers en de totale verwachte kosten van het evenement.
Bepaal de totale kosten van het evenement door een lijst te maken van de items die nodig zijn om het seminar te houden. Neem dingen op als de kosten van het huren van een faciliteit als u niet over voldoende ruimte beschikt, de kosten van het huren van audiovisuele apparatuur voor de presentatoren, de kosten van de presentatoren als ze worden betaald, de kosten van gedrukte handouts en pennen en de kosten van het huren van tafels en stoelen als u van plan bent dit te doen.
Vraag een budgetplan aan van een vorig seminar dat uw organisatie hield om een idee te krijgen van hoeveel het heeft betaald voor elk van deze items. U wilt ook een lijst met aanbevolen leveranciers krijgen die uw organisatie in het verleden heeft gebruikt. Als uw organisatie geen leveranciers kan aanbevelen, neem dan contact op met uw lokale kamer van koophandel of andere organisaties waarmee u goede relaties onderhoudt en vraag hen of zij leveranciers kunnen aanbevelen. Bel de verkopers die u wilt gebruiken en vraag schattingen aan op basis van het aantal deelnemers dat u op uw seminar wilt hebben.
Houd de schattingen van leveranciers bij door een formulier op uw computer te maken. Maak een sectie voor elk item dat je nodig hebt. Maak bijvoorbeeld een sectie met het label "audio-visueel" en typ het bedrijf en de geschatte prijs in. Als u offertes van twee bedrijven ontvangt, neemt u ze allebei en hun prijzen op. Doe dit voor elk item op je lijst en totaliseer de bedragen. Als u andere prijzen van vergelijkbare leveranciers hebt, begint u met het toevoegen van het bedrag van de leverancier die u verkiest en schakelt u over naar de goedkopere leverancier als uw totaal uiteindelijk te duur wordt.
Vergelijk de totale projectkosten van uw seminar met het bedrag dat uw bedrijf begroot om te zien of dit acceptabel is. Als de kosten te hoog zijn, overweeg dan de deelnemers aan te melden om deel te nemen aan het seminar. Verdeel de kosten van het seminar, of de kosten van het seminar buiten het budget, door het aantal verwachte deelnemers om te bepalen hoeveel u mensen moet opladen.
