Wanneer je een clubbijeenkomst organiseert, communiceer je in één keer met alle clubleden, plan je toekomstige clubactiviteiten en neem je belangrijke beslissingen. Om de vergadering effectief te leiden, moet je georganiseerd zijn en een plan hebben. De facilitator van de vergadering handhaaft de hele vergadering en behandelt tegelijkertijd alle onderwerpen op de agenda van de vergadering.
Bereid je van tevoren voor. Bepaal wat uw doelen zijn voor de vergadering en stel een specifiek actieplan op om die doelen te bereiken. Maak een lijst van de onderwerpen die u gaat bespreken en maak kopieën van deze lijst voor verspreiding onder de clubleden.
Creëer een uitnodigende sfeer. Serveer drankjes voor de vergadering en speel zachte muziek terwijl clubleden het vergaderingsgebied betreden. Dit creëert een sfeer die leden aanmoedigt om te ontspannen en een praatje te maken voordat de vergadering begint.
Begin op tijd. Maak een aankondiging vijf minuten voordat u van plan bent te beginnen. Terwijl clubleden zitten, geven ze kopieën van de agenda van de vergadering. Hierdoor kunnen clubleden de agenda bekijken terwijl u zich voorbereidt om te beginnen.
Introduceer nieuwe clubleden. Icebreaker-sessies zijn de beste manier om nieuwe leden te introduceren. Laat ze aangeven waar ze zijn opgegroeid, waar ze naar school zijn gegaan en waarom ze besloten hebben om lid te worden van je club.
Bekijk de notulen van de vorige vergadering. Dit herinnert de clubleden aan acties die tijdens de laatste vergadering zijn genomen en geeft nieuwe leden een beter inzicht in de actuele onderwerpen van de vergadering.
Blijf op de taak. Volg altijd de agenda van de vergadering. Als iemand een onderwerp wil bespreken dat niet op uw agenda staat, noteer dan het onderwerp op een apart blad en pak het aan tijdens de volgende vergadering.
Geef tijd voor vragen en antwoorden. Clubleden zullen waarschijnlijk vragen hebben, dus wees bereid om ze te beantwoorden. Stel hen met vragen om hun hand op te steken en elk lid individueel aan te spreken. Dit is ook een goed moment om clubleden aan te moedigen om suggesties te doen voor toekomstige vergaderingen.
Einde op tijd. Het hebben van een specifieke eindtijd helpt om de begeleider op het goede spoor te houden. Als clubleden extra vragen of opmerkingen hebben, nodig ze uit om met je te praten nadat de vergadering is geschorst.
