De penningmeester van een bedrijf, organisatie of andere groep houdt het budget en de uitgaven van de groep bij. Als u de taak van de penningmeester hebt, bent u verantwoordelijk voor het samenstellen en presenteren van een rapport op bestuursvergaderingen. Er zijn enkele items die u in dit rapport moet opnemen, inclusief een overzicht van de kosten voor de periode en de huidige posities van de groep.
Bereid een geschreven versie van het rapport voor de vergadering voor. Dit rapport moet vier posten bevatten: het saldo aan het begin van de periode, het inkomen voor de periode, de uitgaven voor de periode en het saldo aan het einde van de periode. Druk een exemplaar af voor elk lid dat aanwezig is plus een paar extra's en deel de kopieën uit voordat u aan uw presentatie begint.
Geef het saldo op van alle accounts die uw groep of bedrijf aan het begin van de periode sinds uw vorige vergadering had. Dit aantal moet een dollar totaal van alle accounts zijn. Neem geen cent op om het aantal eenvoudig te visualiseren en onthouden te maken. Dit biedt een goed startpunt voor de rest van het rapport.
Vermeld het inkomen, of het geld dat je hebt ingenomen voor de periode. Als u werkt in een organisatie waar het inkomen elke maand hetzelfde of vergelijkbaar is, hoeft u hier niet dieper op in te gaan. Als u een grote inkomstenbron hebt die niet typisch is, moet u uitleggen waar dit geld vandaan komt.
Verklaar de uitgaven die uw groep had voor de periode. Net als de inkomende fondsen hoeven uitgaande gelden niet diepgaand te worden uitgelegd als ze terugkerende kosten zijn die het bestuur kent - bijvoorbeeld energierekeningen of de salarissen van werknemers. Als er een grote ongebruikelijke uitgave is, leg dan uit wat de kosten waren en waarom deze noodzakelijk was.
Geef het saldo van alle rekeningen, inclusief contant geld en beleggingen, als uw conclusie. Dit cijfer is wat bestuursleden zullen gebruiken als basis voor beslissingen over uitgaven tijdens de vergadering. Vraag voordat je klaar bent of er nog verduidelijking nodig is.
