Bij zakelijke transacties kunnen er soms problemen zijn die niet eenvoudig kunnen worden opgelost door telefoontjes. Er kunnen problemen ontstaan door de kwaliteit van de ontvangen goederen, late leveringen, slechte service, boetes wegens te late betaling of het niet voltooien van een taak binnen het vereiste tijdsbestek. U dient uw zorgen schriftelijk te melden.
Controleer de inkooporder en de overeenkomst voor de voorwaarden die van belang zijn voor goederen of services waar u niet tevreden over bent. Als u al hebt gebeld, stuur dan een brief waarin uw problemen worden beschreven en wat de leverancier als antwoord heeft gegeven.
Schrijf een brief aan de verkoper waarin uw zorgen worden uiteengezet. Bewaar kopieën van alle brieven die u naar de leverancier stuurt. Stuur na elke contactpersoon een e-mail ter bevestiging van de problemen die naar tevredenheid zijn behandeld en eventuele openstaande kwesties. Dit kan een korte notitie zijn, maar houd het respectvol en professioneel.
Als u nog niet volledig tevreden bent, moet u uw klachten codificeren in een meer formele ontevredenheidsbrief aan een verkoper. De belangrijke items die in de brief moeten worden opgenomen, zijn: voorwaarden van de overeenkomst, leverings- of prestatiedatums, ondervonden problemen en kopieën van de e-mails die u hebt verzonden met betrekking tot de problemen.
Hoewel een rechtszaak altijd mogelijk is om een probleem met een leverancier op te lossen, zou dit het laatste redmiddel moeten zijn. Rechtszaken zijn duur en tijdrovend. Als een rechtszaak absoluut noodzakelijk is, zijn de klachtenbrieven van de leverancier een grote aanwinst voor uw zaak.
Tips
-
Houd de toon professioneel en gebruik geen sarcasme of bedreigingen. Het doel is om problemen op te lossen en niet te verergeren.
