Veel bedrijven gebruiken voorraadsystemen bij hun productie of detailhandel om de voorraadniveaus te beheren. Voorraad kan een van de meest waardevolle bedrijfsmiddelen van een bedrijf zijn en systemen om het te beheren, vormen de basis om aan de vraag van de klant te voldoen. Elk voorraadsysteem valt binnen een specifiek bereik en heeft bepaalde beperkingen die het management moet begrijpen om het beste systeem voor het bedrijf te kiezen.
Voorraadsystemen
Voorraadsystemen bieden een basis voor het registreren van verkopen, aankopen. en de hoeveelheid voor elk artikel aan het einde van de boekhoudperiode. De twee primaire voorraadsystemen zijn het periodieke systeem en het eeuwige systeem. Het periodieke systeem registreert de inventaris alleen aan het einde van elke periode, waardoor het saldo gedurende de hele periode ongewijzigd blijft. Aangezien het tellen van de inventaris tijd kost, maken kleinere bedrijven eerder gebruik van het periodieke systeem. Het eeuwigdurende systeem past daarentegen het voorraadsaldo aan elke keer dat een transactie plaatsvindt, zoals een voorraadaankoop of een verkoop, en biedt real-time informatie.
Reikwijdte van inventarisatiesystemen
Het bereik van een voorraadsysteem kan vele behoeften dekken, waaronder het waarderen van de voorraad, het meten van de voorraadverandering en het plannen van toekomstige voorraadniveaus. De waarde van de voorraad aan het einde van elke periode biedt een basis voor financiële rapportering op de balans. Door de wijziging in de voorraad te meten, kan het bedrijf de voorraadkosten bepalen die tijdens de periode worden verkocht. Hierdoor kan het bedrijf plannen voor toekomstige inventarisbehoeften.
Beperkingen van het periodieke systeem
De beperkingen van het periodieke systeem omvatten niet het weten van een exacte inventarisatie in het midden van de periode en het risico van stockouts. Met het periodieke systeem kent het bedrijf het voorraadniveau alleen met zekerheid wanneer het de inventaris fysiek telt aan het einde van elke periode. Gedurende de hele periode neemt het bedrijf klantorders zonder het precieze voorraadaantal te kennen of dat er voldoende producten beschikbaar zijn om aan de vraag van de klant te voldoen.
Beperkingen van het perpetuele systeem
De beperkingen van een eeuwigdurend voorraadsysteem omvatten een vals gevoel van betrouwbaarheid en afhankelijkheid van menselijke binnenkomst. Hoewel een eeuwigdurend systeem telkens wanneer een transactie het systeem binnenkomt, wordt bijgewerkt, ontbreekt mogelijk informatie over gestolen, beschadigde of afgedankte eenheden. Het bedrijf is niet op de hoogte van diefstal of afval, ook wel 'krimp' genoemd, totdat het ten minste één keer per jaar een fysieke telling uitvoert. De andere beperking is dat een medewerker gegevens verkeerd kan invoeren en onnauwkeurige informatie kan invoeren die de besluitvorming in gevaar kan brengen.
