Soms werkt een klantrelatie gewoon niet. Misschien is de klant te veeleisend, heeft hij onrealistische verwachtingen, betaalt hij te laat of past hij gewoon niet goed bij uw bedrijf. Wanneer het duidelijk is dat een werkrelatie niet langer duurzaam is, is het tijd om de banden op een professionele en duidelijke manier te verbreken.
Wees professioneel
Uw brief moet van u komen op briefpapier van het bedrijf. Tijd voor het bezorgen van de brief, zodat u de ontvanger genoeg tijd geeft om een vervanger voor uw services te vinden. Richt je tot de persoon met wie je werkt, leid met een erkenning van de relatie en raak dan meteen ter zake. "Hoewel ik de afgelopen vijf jaar met veel genoegen public relations heb mogen vertegenwoordigen, kan ik vanaf 1 mei 2015 niet meer in die hoedanigheid dienen."
Bied een verklaring aan
Het uitleggen waarom je een klant ontslaat kan lastig zijn, vooral als de relatie bitter is, of als je je zorgen maakt, kan de cliënt slecht met je over anderen praten. Een optie is om eerlijk te zijn en de specifieke reden te noemen. "Helaas, ik ben bang dat we totaal verschillende filosofieën hebben over het halen van deadlines en publicatieplanningen, en ik heb niet langer het gevoel dat ik een effectieve pleitbezorger voor je kan zijn in deze functie."
Als je liever minder confronterend bent, kan een meer generiek excuus harde gevoelens vermijden. Bijvoorbeeld: "Ik ben bang dat ik mezelf te ver heb uitgebreid en ben gedwongen om het aantal klanten dat ik vertegenwoordig te verminderen."
Bied een voltooiingsrooster aan
Tenzij een klant zich op een vreselijk onprofessionele manier heeft gedragen die onmiddellijke verbreking van de banden vereist, stel een tijdschema vast voor het voltooien van openstaande projecten. "Zoals gepland, laat ik je voltooide perskits tegen het einde van de maand afleveren. Ik zal ook de persarchieven op uw website bijwerken en u voorzien van zowel digitale als papieren exemplaren van de verschillende toespraken en presentaties die ik de afgelopen paar jaar voor u heb geschreven. Een laatste factuur is toegevoegd voor uw gemak."
Maak een verwijzing
Als uw klant gewoon niet geschikt voor u was, maar een gewaardeerde aanwinst voor een collega kon zijn, biedt u aan om een verwijzing door te voeren. "Ik zou u graag verwijzen naar een collega, Jane Smith van ABC Public Relations. Ze heeft veel ervaring met klanten in uw branche en ik denk dat uw persoonlijkheden en bedrijfsfilosofieën een goede match zouden zijn. Als je wilt dat ik een vergadering organiseer, wil ik graag een afspraak maken. '
Schrijf een hartelijke afsluiting
Breng uw brief op een hartelijke en professionele manier tot een einde. Aanbieden om de kwestie verder telefonisch te bespreken als de klant dat verkiest. "Nogmaals, bedankt voor de mogelijkheid om uw bedrijf te vertegenwoordigen. Als u vragen heeft of iets persoonlijk wilt bespreken, neem dan gerust contact met mij op. Ik wens je veel succes met al je professionele inspanningen."
Bescherm jezelf
Als u twijfelt over het ontslaan van een klant vanuit juridisch oogpunt, vraag dan een advocaat om de voorwaarden van uw contract te herzien voordat u de brief schrijft. U wilt geen schriftelijke overeenkomst schenden, niet voldoen aan de plichten die u hebt afgesproken of niet op de juiste wijze opzeggen.
