Projectportfoliobeheer is een proces waarmee organisaties en ondernemingen hun huidige projecten kunnen regelen, bekijken en analyseren. Het wordt vaak gebruikt om de verschillende projecten voorrang te geven; ze worden meestal gesorteerd in verschillende categorieën, zoals financiën, groei en voordeel. Projectportfolio's laten uiteindelijk het bestuur of een directeur toe om een breder inzicht te krijgen in en een beter begrip te krijgen van de huidige verplichtingen van het bedrijf.
Stel een inventaris op van de huidige projecten van het bedrijf. Tel hierbij elke onderneming op die de onderneming op dit moment heeft, hoe klein ook. Voorzie genoeg beschrijvende informatie voor elk project zodat ze kunnen worden vergeleken en beheerd. Beschrijf bijvoorbeeld de verwachte financiële kosten van het project, de beoogde doelen, voordelen, geschatte duur en hoe het project de algemene strategie van het bedrijf ondersteunt.
Een woningcorporatie kan bijvoorbeeld een inventaris opstellen met daarin een anti-sociaal initiatiefinitiatievenproject, een project voor de renovatie van landgoederen en een nieuwbouwproject. Het bedrijf kan ook schrijven dat het project voor de regeneratie van het landgoed $ 1 miljoen kost, ongeveer 3 jaar in beslag zal nemen en 800 nieuwe gezinnen zal huisvesten.
Upload deze informatie elektronisch; dit zorgt ervoor dat de gegevens sneller en efficiënter kunnen worden vergeleken dan met een menselijk team. Elektronische gegevens kunnen ook via e-mail worden overgedragen en onmiddellijk aan de bedrijfsdirecteuren worden overhandigd.
Organiseer een vergadering voor de bedrijfsdirecteuren en afdelingshoofden (portfoliomanagementteam of PMT). Deze personen hebben de grootste kennis van het bedrijf en kunnen weloverwogen beslissingen nemen in het belang van het bedrijf. Vraag ze vóór de vergadering om de gegevens te bekijken en de informatie te absorberen voor discussie.
Zorg ervoor dat het portfolioteam overeenstemming bereikt over de criteria voor het prioriteren van een project. Zaken als financiën en voordeel worden meestal gebruikt om de prioriteit te bepalen, maar andere kwesties zoals potentieel kunnen worden overwogen.
Bel de vergadering en geef prioriteit aan de lopende projecten van het bedrijf. Prioriteit moet worden gegeven aan projecten op basis van hun financiële, groei- en winstpotentieel. Projecten met de hoogste prioriteit vereisen voortdurende aandacht, terwijl andere projecten met een lagere prioriteit geheel uit de agenda van het bedrijf kunnen worden verwijderd.
Evalueer het projectbeheer van het bedrijf opnieuw door de PMT regelmatig te bellen. Regel driemaandelijks, maandelijks of zelfs wekelijks advies en bespreek of bepaalde projecten meer ondersteuning nodig hebben (waardoor hun prioriteit wordt verhoogd) of kan verderop in de lijst worden vermeld.
