Formele zakelijke communicatie is op briefpapier van een bedrijf en bevat meestal de handtekening van de schrijver onder de afsluitende aanhef. Het formaat voor dit soort zakelijke communicatie is eenvoudig; een brief die de handtekeningen van meer dan één persoon vereist, moet echter op een enigszins andere manier worden gecompileerd en opgemaakt om uit te leggen waarom de brief meerdere handtekeningen bevat en ruimte biedt voor meer dan één handtekening.
Traditioneel blokformaat
Zakelijke correspondentie moet in traditioneel blokformaat zijn, wat betekent dat de datum twee regelspatie onder het briefhoofd is; de naam en het postadres van de geadresseerde zijn twee regelafstanden onder de datum; een onderwerpregel is twee regelspatie onder de informatie van de geadresseerde en ten slotte is twee regels onder de onderwerpregel de begroeting. Aanvaardbare groeten voor formele zakelijke correspondentie zijn "Geachte mevrouw Smith," "Geachte heer Jones," "Heren", of simpelweg: "Gegroet." Het laatste voorbeeld is handig wanneer uw brief bestemd is voor meerdere geadresseerden van gemengde geslachten. Traditioneel blokformaat betekent dat de alinea's niet worden ingesprongen, waarbij elke lijn gelijk staat met de linkermarge.
Reden voor meerdere handtekeningen
Hoewel de persoon aan wie u uw correspondentie richt mogelijk al weet waarom er meerdere ondertekenaars zijn, is het verstandig om de reden kort in de hoofdtekst van uw brief te herhalen. Gevallen waarbij een brief meerdere handtekeningen vereist, omvatten het communiceren van een actie waarvoor autorisatie van meer dan één persoon vereist is of het weergeven van de collectieve visies van verschillende mensen die de boodschap ondersteunen die uw brief beschrijft. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Namens het uitvoerend managementteam van ABC Company beschrijft deze brief de consensus die we bereikten na het bespreken van uw schriftelijke verzoek om extra personeelsleden in dienst te nemen." Vermeld in de eerste alinea van de brief de reden voor uw communicatie en de reden waarom de brief meerdere handtekeningen bevat. De volgende paragrafen van je brief liggen natuurlijk in de linkermarge.
Slotbegroeting en handtekeningblokken sluiten
De slotbegroeting moet er een zijn die geschikt is voor een formele zakelijke brief, zoals 'Zeer waarachtig', 'Hoogachtend' of 'Met vriendelijke groet'. De slotbegroeting begint twee regelafstanden onder de laatste alinea.
Als u slechts twee ondertekenaars heeft, sla dan vier regelafstanden over die voldoende ruimte bieden voor een geschreven handtekening en typ de eerste naam van de ondertekenaar gelijk met de linkermarge. Typ op de regel onder de naam van de ondertekenaar hun positie of titel. Sla nog eens vier regelafstanden over voor de naam en positie of titel van de tweede ondertekenaar. De naam en titel van de persoon die hoger in de organisatie staat, moet het eerste handtekeningblok zijn.
Als u drie ondertekenaars heeft, sla dan vier regelafstanden over en typ de naam van de derde persoon gelijk met de linkermarge. Tik over en typ de naam van Signer 2; tab opnieuw en typ de naam van Signer 3. Verlaag één regel ruimte en typ Signer 1's positie of titel, tab over en doe hetzelfde voor Signer 2 en Signer 3 zodat hun titels direct onder hun getypte namen staan.
Voor vier ondertekenaars vier regels overslaan en de naam van de naam van de persoon gelijk met de linkermarge typen. Ga naar het midden van de pagina en typ de naam van de tweede persoon; ga naar de volgende regel en typ de positie of titel van Signer 1 en Signer 2 direct onder hun naam. Versleep nog eens vier regelafstanden en herhaal het formaat voor Signer 3 en Signer 4.
Circulate Your Draft
Omdat u namens meer dan één persoon een brief samenstelt, is het een goede gewoonte om de conceptversie te verzenden voordat u hun handtekeningen aanvraagt. Vertel hen dat u hun input verwelkomt en stuur het concept per e-mail of door elke persoon afzonderlijk te bezoeken. Wanneer iedereen het eens is over de inhoud en de bezorging van de boodschap van de brief, bereidt u de definitieve versie voor en laat iedereen weten dat u deze persoonlijk zult verspreiden voor hun handtekeningen.
