Met een voorraadbeheersysteem kunt u de voorraad- en voorraaditems van uw bedrijf beheren, zodat u precies kunt bijhouden waar uw activa zich bevinden en wat ze waard zijn. Het systeem analyseert ook de inventarisbehoeften van uw bedrijf en kan zelfs uw bestelling automatiseren. Voorraadbeheersystemen zijn belangrijk voor veel industrieën, waaronder detailhandel, eten en drinken, productie, gezondheidszorg en meer. Een goed uitgevoerd systeem helpt u uw vermogen te begrijpen en hun potentieel te maximaliseren, waardoor uw bedrijfsactiviteiten worden verbeterd en de winst wordt vergroot.
Definitie van een voorraadbeheersysteem
Simpel gezegd, een voorraadbeheersysteem houdt toezicht op alle voorraad- en voorraadartikelen van een bedrijf. Via een solide voorraadbeheersysteem kunt u elk item van uw voorraad volgen en beheren gedurende de hele levensduur, van levering tot het magazijn tot de boodschappentas van een klant. De meeste inventarisbeheersystemen hebben een paar vergelijkbare elementen. Ten eerste hebben ze een manier om elk item te identificeren, meestal via een streepjescode of RFID. Nadat elk item is gecodeerd, heeft het systeem een barcodescanner nodig om de items bij te houden wanneer ze binnenkomen of uitgaan. Dit kan worden gedaan met een speciale barcodescanner of zelfs via een smartphone-app. Vervolgens heeft het voorraadbeheersysteem software nodig die alle items bijhoudt en helpt deze te beheren. Deze software dient als het zenuwcentrum. Het kan gegevens analyseren en rapporten genereren en zelfs koppelen met andere softwaresystemen zoals uw boekhoudsoftware. Een ander element dat elk voorraadbeheersysteem bevat, is een voorraadwaarderingsmethode, zoals First-in-First-Out (FIFO) of Just in Time. Ten slotte zijn goed opgeleide medewerkers nodig om het systeem soepel te laten werken.
Inventory Management Systems Help met Organization
Een voorraadbeheersysteem helpt uw bedrijf beter georganiseerd te houden. Zonder uw inventaris te volgen en te beheren, is het moeilijk om te weten wat u nodig heeft, wanneer u het nodig hebt en in welke hoeveelheid. Met een kwaliteitsinventarisbeheersysteem beschikt u over gedetailleerde gegevens over elk actief in uw bedrijf. U kunt alle bewegende delen op één plaats bekijken. U kunt gemakkelijk de producten zien die in beweging zijn en die producten die langzaam verkopen. U kunt zien of bepaalde voorraad op bepaalde tijden van het jaar wordt verkocht, of zelfs op bepaalde tijden van de dag. U kunt zelfs uw systeem instellen om een bepaald populair voorraaditem opnieuw te ordenen, zodat het nooit uitverkocht is voor uw klanten. Als u al deze informatie en mogelijkheden op één plek hebt, kunt u weloverwogen beslissingen nemen over de behoeften van uw bedrijf.
Tracking en transparantie
Een van de enorme voordelen van een voorraadbeheersysteem is meer tracking en transparantie. Omdat al uw bedrijfsmiddelen voortdurend worden bijgehouden, kunt u duidelijk zien waar de sterke en zwakke punten van uw bedrijf liggen. Verder weet u altijd waar uw inventaris is en wat het waard is. Met barcodescanners die worden gebruikt om producten gedurende hun gehele levenscyclus te volgen, kunt u in realtime zien waar ze zich bevinden, wat betekent dat het voor de inventaris veel moeilijker wordt om door de kieren te vallen. Met een voorraadbeheersysteem kunt u ook voorkomen dat u overvol raakt met voorraad, door net genoeg op voorraad te houden. Dit minimaliseert de hoeveelheid ongebruikte voorraad die u bij de hand hebt en verlaagt daarmee de opslagkosten van uw bedrijf.
Verbeterde leverancierrelaties
Een ander pluspunt van een voorraadbeheersysteem is dat het kan helpen om uw relaties met leveranciers te verbeteren. Omdat alle artikelen naadloos worden gevolgd, worden zowel u als de leverancier op de hoogte gehouden van uw bestelbehoeften. U kunt uw systeem zo instellen dat bepaalde items automatisch opnieuw worden besteld met specifieke intervallen op basis van de ordergeschiedenis. Verder kunt u leveringen op een veel meer systematische en georganiseerde manier plannen. Dit zorgt ervoor dat de relaties soepel blijven lopen, waarbij beide partijen exact weten wat er wordt verwacht.
integratie
Een laatste belangrijk kenmerk van een voorraadbeheersysteem is integratie. U kunt uw voorraadbeheersysteem opzetten om te integreren met een aantal andere softwaresystemen, waaronder uw boekhoud- en Enterprise Resource Planning (ERP) -systemen. Hiermee kunt u de waarde van de items die u op een bepaald moment hebt, begrijpen en u helpen met boekhouding en activabeheer. Andere systemen die kunnen worden geïntegreerd met een voorraadbeheersysteem zijn POS-systemen (POS-systemen) die worden gebruikt om aankopen te doen (zoals kassa's) en inkooporders (PO) -systemen die bestellingen volgen terwijl ze worden geplaatst. Het koppelen van uw verschillende systemen zorgt voor een betere organisatie en verbeterde stroomlijning van processen.
