De term 'centraliseren' betekent dat alles naar één hoofdlocatie wordt gebracht, wat betekent dat gecentraliseerde inkoop betekent dat alle inkoopprocedures, artikelen en personeel op één plaats moeten worden gebracht. Vooral in grotere bedrijven wordt inkoop niet altijd op een gecentraliseerde locatie afgehandeld, hoewel er een aantal voordelen zijn van gecentraliseerde inkoop.
Minimaliseer duplicatie
In bedrijven die geen gecentraliseerd aankoopsysteem hebben, wordt veel tijd en geld uitgegeven door middel van duplicatie. Elke afdeling zal steeds opnieuw dezelfde procedure moeten doorlopen in plaats van slechts één specifieke afdeling die voldoet aan alle inkoopbehoeften. Het kost meer tijd voor elke afdeling om zijn eigen transacties te verwerken in vergelijking met het feit dat ze allemaal als één worden verwerkt.
Efficiëntie verhogen
In de meeste gevallen waar gecentraliseerde inkoop niet wordt gebruikt, moeten de hoofden van verschillende afdelingen aankopen doen. Als deze organisaties zouden overschakelen naar gecentraliseerde inkoop, zouden deze werknemers meer tijd hebben om zich aan hun werk te wijden en aldus hun efficiëntie te vergroten.
Kosten verlagen
Gecentraliseerd inkopen bespaart bedrijven geld omdat het alle transacties op één locatie centreert. Dit vermindert de hoeveelheid kapitaal die het bedrijf moet investeren voor opslag en personeel, en zorgt ook voor extra koopkracht door de behoeften van verschillende afdelingen samen te combineren. Bedrijven kunnen ook hun regelgevingskosten verminderen, omdat alle transacties eenvoudig kunnen worden gecontroleerd en vastgelegd vanaf één locatie.
Betere zakelijke relaties
De relatie tussen verschillende leveranciers neemt toe door gecentraliseerde inkoop. Als een bedrijf regelmatig supplies koopt van een bepaald bedrijf, zal de relatie waarschijnlijk verbeteren met de tijd. Wanneer alle aankopen van het bedrijf door één afdeling worden afgehandeld, zal het hoofd betere banden met leveranciers vormen, wat kan leiden tot snellere verwerking en een betere kredietwaardigheid. Het inkooppersoneel is ook gemakkelijk toegankelijk als een van zijn leveranciers een klacht heeft.
