In een poging om de verspilde tijd te besparen tijdens het overschakelen van de ene taak naar de andere, batchen veel bedrijven verschillende processen, waarbij ze de vergelijkbare processen samenvoegen om alles tegelijk te doen. Bij het factureren van klantfacturen zou u meerdere klantfacturen tegelijkertijd verwerken. Evenzo, als het tijd is om rekeningen te betalen, kunt u alle facturen die u van leveranciers heeft ontvangen, samenvoegen en alle facturen tegelijk betalen.
Verschillende vormen van batches
De basisprincipes van batching zijn hetzelfde, gewoon dezelfde taak herhaaldelijk herhalen in plaats van overschakelen van de ene taak naar de volgende. Batching bespaart tijd en het werk stroomt gemakkelijker omdat het een soort assemblagelijnproces is. Als het gaat om de boekhouding en het factureren van klantfacturen in het bijzonder, zijn er twee verschillende typen. Het eerste type treedt op wanneer u facturen verzendt en de tweede soort vindt plaats wanneer u betalingen ontvangt op een factuur die u hebt verzonden.
Batchfacturen die moeten worden verzonden
Batchfacturen die moeten worden verzonden, kunnen net zo eenvoudig zijn als het maken van facturen in uw softwareprogramma en vervolgens klikken op het selectievakje 'om te worden afgedrukt'. Nadat u alle facturen hebt aangemaakt, kunt u ze allemaal afdrukken of zelfs allemaal per e-mail verzenden. Met een andere vorm van batching kunt u meerdere facturen tegelijkertijd maken als het voor dezelfde service is, maar voor meerdere klanten. Grote bedrijven kunnen batches alle facturen afdrukken in een aparte afdruktaak die 's nachts wordt uitgevoerd.
Batchfacturen ontvangen
De andere vorm van batching is het afhandelen van meerdere facturen die een bedrijf op een bepaalde dag ontvangt en deze allemaal samen verwerkt als één stortingstransactie. Elke betaler wordt gecrediteerd voor zijn deel, maar voor boekhoudkundige doeleinden worden de facturen bij elkaar opgeteld en wordt één enkele boekhouding gemaakt voor het totale bedrag, in plaats van de afzonderlijke bedragen.
Is Batching Invoices Preferful?
Het meerdere dagen vasthouden van klantfacturen tot je een grote stapel krijgt en ze vervolgens in één keer verwerkt en verzendt, kan een fout zijn voor een klein bedrijf omdat het je cashflow onnodig kan vertragen en je budget kan belasten. Dit is echter niet zo'n groot probleem voor een groot bedrijf, omdat het aantal facturen van klanten groter zou zijn, zodat de vertraging korter zou zijn.
