Of u nu probeert een 100-pagina's verkoopassessment voor uw supervisor te compileren of dat u een analyse van 10 pagina's voor uw marketingklasse voltooit, u neemt zeer vergelijkbare elementen op in uw bedrijfsrapport.Hoewel de gewenste indeling kan variëren van organisatie tot organisatie, bevatten formele zakelijke rapporten vaak een aantal typische componenten.
Titelpagina
Begin de meeste bedrijfsrapporten met een titelpagina met de volledige titel van het rapport, de naam van de auteur of de compiler, de naam van de beoogde doelgroep en de datum van inzending. Een titelpagina kan ook de naam bevatten van de organisatie waarvoor het rapport is opgesteld.
Samenvatting of samenvatting
Markeer het hoofddoel en de primaire punten van een bedrijfsrapport met een "abstract" van 200 tot 250 woorden of een "samenvatting" van een pagina of kortere tekst. Abstracts en samenvattingen van uitvoeringen volgen meestal de titelpagina op een afzonderlijke pagina en markeren het doel, de methoden, de reikwijdte, bevindingen, conclusies en aanbevelingen van het rapport.
Inhoudsopgave
Maak een lijst van de inhoud van een bedrijfsrapport op een aparte pagina "Inhoudsopgave". De pagina met de inhoudsopgave kan voorafgaan aan of volgen op de samenvatting en moet elke primaire sectie van het rapport per paginanummer en in volgorde van weergave identificeren.
Lijst met figuren, tabellen, afkortingen of symbolen
Als u meer dan vijf cijfers of tabellen opneemt, vermeldt u deze items op paginanummer op een pagina "Lijst met figuren" of "Lijst met tabellen" die volgt op de inhoudsopgave. Als het rapport meerdere afkortingen of symbolen gebruikt, identificeer deze dan ook op een aparte pagina "Lijst met afkortingen" of "Lijst met symbolen".
Invoering
Begin met de hoofdtekst van uw rapport met een inleiding waarin het doel en de reikwijdte van het rapport worden weergegeven. Alle achtergrondinformatie of onderzoek dat nodig is om de rest van het rapport te begrijpen, moet hier worden gepresenteerd.
Lichaam
Identificeer primaire delen van de hoofdtekst van het rapport met de juiste koppen. In deze gedeelten wordt de centrale inhoud van het rapport behandeld, of u nu rapporteert over een huidig probleem, een mogelijke oplossing of een ander onderwerp dat van belang is voor uw doelgroep. Complimenteer dit materiaal, waar van toepassing, met illustraties en tabellen, evenals met onderzoek en bronnen.
Conclusies en Aanbevelingen
Aan het einde van de hoofdtekst van het rapport geeft u uw afsluitende ideeën en argumenten in de sectie 'Conclusies'. Geef, indien van toepassing, ook uw "Aanbevelingen" aan, waarbij u de door u voorgestelde koers aangeeft in het licht van uw argumenten in de hoofdtekst van het rapport.
Eindnoten of toelichtingen
Als u geen voetnoten opneemt in de hoofdtekst van het rapport, vindt u het misschien handig om 'Eindnoten' of 'Toelichtende opmerkingen' op te nemen achter uw conclusies. Deze opmerkingen bieden aanvullende nuttige informatie voor uw lezers die mogelijk storend werkt als deze in de hoofdtekst van het rapport is opgenomen.
Bibliografie, referenties of geciteerde werken
Maak een lijst van de referenties die u gebruikt om uw rapport voor te bereiden of om het argument en de ideeën in uw rapport te ondersteunen op een aparte pagina "Bibliography", "References" of "Works Cited" achter het gedeelte met de eindnoten. Vermeld alle bronnen van onderzoek, zoals websites, boeken of interviews die u tijdens uw onderzoek hebt gebruikt of waarnaar rechtstreeks in de tekst van uw rapport wordt verwezen.
Bijlage en woordenlijst
Als dit nuttig is voor uw lezers, kunt u aan het einde van uw rapport ook een 'Bijlage' of een 'Woordenlijst' toevoegen. Een "appendix" biedt informatie die te gedetailleerd of te ingewikkeld is om in de tekst van het rapport te worden opgenomen, maar die kan nuttig zijn als aanvullende informatie. Een "woordenlijst" geeft een alfabetische opsomming van gespecialiseerde terminologie met definities.
