Het schrijven van een aanbiedingsbrief is een belangrijke stap voor de personeelsafdeling. Het helpt gekwalificeerde medewerkers binnen te halen om een bedrijf te versterken in een competitieve markt. Het verzenden van een formele aanbiedingsbrief vermindert later het risico op verwarring. Als er later nog vragen zijn over de voorwaarden voor het aannemen van personeel, zal het bedrijf beschikken over een lijst met voorwaarden waaraan de medewerker heeft toegestemd. Als u alle benodigde informatie van tevoren hebt georganiseerd, kunt u de brief gemakkelijk schrijven.
Voorbereiding
Controleer de staat en de lokale arbeidswetgeving om er zeker van te zijn dat u voldoet aan alle voorschriften. Deze wetten beschermen de werknemers en het bedrijf en stellen vaak deadlines voor verzending en acceptatie vast. Wetten variëren van staat tot staat.
Doe een mondeling aanbod, als je dat nog niet hebt gedaan. Als professionele beleefdheid worden aanbiedingen aanvankelijk in persoon of telefonisch gedaan, dus een nieuwe werknemer hoeft niet te wachten op een brief om te weten dat u hem hebt aangenomen. Dit kan ook belangrijk zijn als uw kandidaat andere bedrijven overweegt.
Organiseer uw notities uit het interview en bevestig de gegevens die in de brief zullen worden opgenomen. Deze informatie kan items bevatten zoals salaris, voordelen en vakantie. Het organiseren van uw ideeën is belangrijk voor de structuur van een professionele brief.
De brief schrijven
Begin de brief met de bedrijfsnaam, het adres en telefoonnummer boven aan de pagina. U hoeft dit onderdeel niet te typen als u een officieel briefpapier van een bedrijf gebruikt. Sla altijd een lijn tussen secties van de brief.
Typ de datum waarop u de brief schrijft.
Voeg de naam en het adres toe van de kandidaat naar wie u de aanbieding uitbreidt.
Schrijf je begroeting, gevolgd door een dubbele punt. Dit zou iets formeels moeten zijn zoals "Geachte mevrouw Smith."
Schrijf een inleiding met een bevestiging dat u een mondeling aanbod hebt verlengd. Vermeld de bedrijfsnaam en positie die u aanbiedt.
Voeg de details van het aanbod toe aan de brief, inclusief salaris, voordelen en eventuele speciale arbeidsvoorwaarden zoals proeftijd. Als u het salaris opneemt, formatteert u het in maandelijkse, uur- of weekbedragen zodat er geen veronderstelde belofte van een langdurig arbeidscontract is.
Voeg nog een alinea toe om de kandidaat op de hoogte te stellen van de verwachte rapportdatum. In dit gedeelte wilt u misschien de tijd, een specifieke locatie in het gebouw opnemen en van wie wordt verwacht dat deze rapporteert. Als uw bedrijf specifieke vereisten heeft, neemt u deze ook op in dit gedeelte.
Schrijf een conclusie op de brief inclusief een verzoek om bevestiging op een specifieke datum. Neem ook deze tijd om eventueel aanvullend referentiemateriaal te noteren dat bij de brief is gevoegd.
Sluit de letter met uw naam en positie. Het einde van de brief kan ook aantekeningen maken van bijlagen en wie een kopie van de brief ontvangt.
Tips
-
Als je problemen hebt met het schrijven van de brief in een goed formaat, gebruik dan een sjabloon uit je tekstverwerkingssoftware om je te helpen.
