Een magazijn doorloopt een standaardontvangstproces wanneer zendingen binnenkomen om de voorraad bij te vullen. De magazijncoördinator of inventarisklerk heeft een vaste procedure om alle ontvangen zendingen te controleren en dat papierwerk efficiënt wordt afgehandeld. Als het magazijnpersoneel tegen ontvangende problemen aanloopt, kunnen de problemen snel worden opgelost, zodat de juiste zending beschikbaar is voor klanten.
Identificatie van verzending
Wanneer een bestelwagen arriveert bij het losstation, spreekt de magazijnmedewerker met de chauffeur over de zending. De inventaris controleert haar gegevens om te controleren of het betreffende artikel is besteld en ingesteld voor bezorging. De voorraadmedewerker ondertekent zijn naam op de leveringsverzendbrief wanneer zij de verzending van de chauffeur accepteert.
Aantal producten
Nadat de verzendingskennisgeving is ondertekend, ontladen het magazijnpersoneel de kratten uit de vrachtwagen. Ze telt het aantal kratten of dozen, zodat de hoeveelheid overeenkomt met het verzendbericht van de bezorger. Elke kist wordt geopend en een exacte telling van het ontvangen product wordt gemaakt. Eventuele discrepanties in de telling van het factuurformulier worden genoteerd, zodat de inkoopafdeling de situatie kan verhelpen met de fabrikant van het product.
Productinspectie
De inventarisbediende controleert alle producten op eventuele schade veroorzaakt tijdens verzending. Beschadigde producten worden opzij gezet, zodat de fabrikant de artikelen kan ophalen en vervangingen kan aanbieden. De bezorger moet controleren dat er beschadigde producten in de zending zitten en de documentatie over de beschadigde producten initiëren voordat deze het magazijn verlaat. Afhankelijk van het beleid van de fabrikant, kan de bestuurder de producten op dat moment meenemen om vervangingen terug te brengen.
Documentatie ontvangen
Magazijnpersoneel wijst voorraadnummers toe aan producten voordat ze de artikelen in de schappen opslaan. De voorraadmedewerker voert alle productinformatie in het magazijndatasysteem in. Ze synchroniseert de gegevens met alle andere afdelingen die de informatie nodig hebben, inclusief klantenservice, de verkoopafdeling en de afdeling crediteurenadministratie. De voorraadmedewerker archiveert alle geschreven documentatie zoals de facturen en pakbonnen voor controledoeleinden.
