Documentbeheer wordt gebruikt om de efficiëntie van een bepaalde organisatie te vergroten door de versies van een bepaald document die worden vrijgegeven te beheren. Dit zorgt ervoor dat werknemers allemaal de juiste versies van een bepaald document hebben. ISO-normen zijn een reeks internationale normen die helpen bij het standaardiseren van processen binnen bedrijven en die bedrijven helpen om adequate records te bewaren, aldus Intelex. Bedrijven moeten begrijpen welke normen van toepassing zijn op hun specifieke bedrijf en documentcontrolemaatregelen gebruiken om ervoor te zorgen dat deze normen worden nageleefd.
Papieren minimaliseren
Documentcontrole is vaak bedoeld om papieren documenten te verminderen of te elimineren, zodat de documenten minder impact hebben op het milieu en de bedrijfskosten verlagen, aldus Intelex.
Gemak van toegang
Gemakkelijke toegang is ook een belangrijk aspect bij het omgaan met documentbeheer. Bedrijven zullen het gemakkelijker hebben om informatie up-to-date te houden als ze bijvoorbeeld gemakkelijk toegang hebben tot die informatie via internet.
categorisatie
Documenten moeten in logische categorieën worden georganiseerd. Door dit te doen, kunnen de juiste documenten voor een bepaalde situatie worden gevonden. Deze documenten zijn vaak ingedeeld in categorieën zoals beleid, procedure, werkinstructie en formulieren en records, volgens 9000 World. De ISO vereist dat relevante documenten beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.
Expertise
Documenten moeten uitgebreid worden beoordeeld voordat ze zijn afgerond. In veel gevallen moeten deze documenten door meer dan één persoon worden gecontroleerd, zowel voor toezichtdoeleinden als om ervoor te zorgen dat er geen fouten worden gemaakt door een extra paar ogen te hebben om de fouten te vangen, volgens 9000 World. De beoordelingscyclus moet werknemers omvatten die betrokken zijn bij de specifieke documenten en managers die toezicht houden op hen, omdat zij meer expertise hebben en fouten kunnen begrijpen. ISO vereist dat documenten voorafgaand aan de uitgifte worden goedgekeurd voor geschiktheid.
Revisiestatus
ISO-normen vereisen dat documenten worden herzien en bijgewerkt wanneer dat nodig is. Voorwaarden in een bepaald bedrijf zullen onvermijdelijk veranderen en updates moeten aan de documenten worden toegevoegd wanneer ze logisch zijn. De revisiestatus moet op het document worden geplaatst, volgens 9000 World. Deze statussen omvatten ontwerp, beoordeling en goedkeuring. Verouderde documenten die om welke reden dan ook door het bedrijf worden bewaard, moeten als achterhaald worden aangemerkt.
Leesbaarheid
Documenten moeten altijd leesbaar en toegankelijk zijn voor diegenen die ze nodig hebben, volgens 9000 World. ISO vereist dat de documenten worden bijgewerkt wanneer ze slijtage of schade krijgen.
Distributie
Niet alleen moeten documenten die afkomstig zijn van een bedrijf worden gecontroleerd, maar de documenten die afkomstig zijn uit het land moeten ook worden gecontroleerd, volgens 9000 World. Veel documenten, zoals gebruikersdocumenten voor producten en machines die eigendom zijn van het bedrijf, moeten duidelijk worden gemarkeerd en gedistribueerd bij de juiste personen in het bedrijf.
