Het op de hoogte houden van uw leidinggevenden, collega's en ondergeschikten is essentieel voor een soepel lopend kantoor. Hoewel veel van de dagelijkse informatie persoonlijk, via e-mail of aan de telefoon wordt uitgewisseld, is het soms nodig om een kantoormemo te schrijven waarin discussies en acties die al hebben plaatsgevonden (met inbegrip van werknemersevaluaties) worden geherdenkt en / of iedereen een "hoofd" met betrekking tot naderende veranderingen. Hier is wat je moet weten om je gedachten te verzamelen en een effectieve memo te schrijven.
Identificeer het doel van de memo die u wilt schrijven. Probeer het samen te vatten in een korte zin. Voorbeelden: oriëntatie voor nieuwe werknemers; Nieuwe procedures voor het verwerken van reisclaims; Vakantie Potluck. Deze zin vormt de regel 'Onderwerp' boven aan je memo direct onder de geadresseerden.
Identificeer de personen naar wie de memo zal gaan. Als het slechts voor een paar mensen is, zal de memo ze identificeren op naam, titel en afdeling. Als het echter naar een grote groep gaat, worden ze geïdentificeerd door een verzamelnaam. Voorbeelden: alle werknemers; Divisie 4 Managers; Clerical Support Staff. Deze informatie wordt in de regel "Aan" van de notitie geplaatst.
Identificeer uzelf en uw titel in de regel "Van". Zelfs als iedereen jou kent als 'Bob', moet je jezelf identificeren aan de hand van je voor- en achternaam.
Volg de "regel van 3" bij het samenstellen van de inhoud van je memo; vertel uw lezers specifiek wat u hen gaat vertellen, vertel hen wat het is en eindig met het herhalen van wat u zojuist hebt verteld. Misschien is uw memo bijvoorbeeld bedoeld om uw werknemers eraan te herinneren dat afleiding van het vakantieseizoen het een populaire tijd maakt voor dieven om items te stelen zoals portemonnees en persoonlijke spullen die in het zicht zijn achtergelaten. De eerste paragraaf zou hen adviseren over de noodzaak om voorzichtig te zijn. De tweede paragraaf zou tips geven over het vergrendelen van bureaus en deuren en meer bewust zijn van bezoekers. In de derde paragraaf worden acties aanbevolen als zij verdacht gedrag vertonen of het slachtoffer zijn van een kantoordiefstal.
Gebruik opsommingstekens voor memo's die procedurele inhoud of een soort checklist bevatten. Deze zijn veel gemakkelijker te volgen en te begrijpen dan ze in een verhalende paragraaf in te bedden.
Neem de regel van 1-inch marges aan de linker- en rechterkant en de onderkant van de pagina in acht. De bovenkant van uw pagina is waarschijnlijk een vorm van briefhoofd of een sjabloon die uw bovenmarge enkele centimeters omlaag laat vallen. Als u geen briefhoofd hebt, kunt u zelf een mooi document maken door het woord "MEMO" in het vet 2 of 3 inches naar beneden te centreren vanaf de bovenkant van de pagina. De "Aan:", "Van:" en "Onderwerp:" worden in de linker marge getypt. De hoofdtekst van de notitie is enkelvoudig gespatieerd.
Gebruik een 12 pt. lettertype dat gemakkelijk is voor uw ontvangers om te lezen. Times New Roman en Courier zijn standaard; Bookman en Palatino zijn ook acceptabel.
Test uw inhoud grondig voordat u deze afdrukt.
Kopieer zoveel kopieën als je nodig hebt en verspreid ze naar de ontvangers.
Tips
-
Bewaar uw memo indien mogelijk op één pagina. Met zoveel als iedereen in een kantoor moet doen, zal elke memo die naar meerdere pagina's gaat waarschijnlijk worden gereserveerd voor later lezen en uiteindelijk zijn weg vinden naar de bodem van de stapel. Als de inhoud van dringende aard is of betrekking heeft op een aanstaande vergadering, moeten ze hun agenda's opslaan. Zorg ervoor dat dit opvalt in de onderwerpregel, zodat uw lezers het niet zullen missen.
Waarschuwing
Als de inhoud van uw memo negatief is of misschien in de geest van een verontrustend moment is geschreven, zet u deze een paar uur of tot de volgende dag opzij en leest u deze opnieuw.
