Bedrijven en organisaties werken op systematische manieren die de omvang, het doel, de ontwikkelingsfase en de doelen van het bedrijf weerspiegelen. Een organigram of organigram is een visuele weergave van dit interne systeem en de interne structuur waardoor bedrijfsactiviteiten en -rollen gemakkelijker te begrijpen zijn. Omdat niet alle organisaties op dezelfde manier werken, zijn er verschillende soorten organigramstructuren, waaronder functies, matrix, divisie en flatarchie. Elk van deze bedrijfsgrafieklay-outs heeft een unieke uitstraling en biedt een gedetailleerd overzicht van de structuur van de organisatie. Organisatiekaarten zijn een uitstekende tool om rapportagerelaties en teamrollen binnen de organisatie te visualiseren.
Waarom de organisatiestructuur ertoe doet
Een beroemd citaat van Hockey Hall-of-Fame inductee Wayne Gretzky zegt dat we 100 procent van de schoten missen die we niet nemen, wat in de context van hockey, leven en zaken betekent dat je geen doel kunt bereiken als je niet neemt actie, of "de opname _". _ De visie en missie van een bedrijf kan dwingend zijn, maar zonder een duidelijk gedefinieerde structuur heeft een organisatie geen richting, geen duidelijke doelen en doelen waarop actie kan worden ondernomen, en daarom ontbreekt 100 procent van zijn kansen om succes te behalen. In een lukrake organisatie bijvoorbeeld, begrijpen werknemers en afdelingen hun rol en het belang van hun bijdragen misschien niet, wat kan leiden tot een gebrek aan moraal en burn-out. Wanneer een bedrijf zijn organisatiestructuur visueel definieert, worden de functieomschrijvingen, relaties en rollen van individuen en afdelingen verduidelijkt en wordt het bereiken van doelen veel eenvoudiger.
Naarmate een organisatie groeit, moet de grafiek van de organisatiestructuur van de organisatie mogelijk worden aangepast om rekening te houden met veranderingen binnen het bedrijf terwijl deze zich ontwikkelt. Een startup kan bijvoorbeeld beginnen met een flatarchie-grafiek, maar naarmate ze meer vaart krijgen, moet u naar een divisiekaart gaan waar nieuwe regio's en submerken worden ontwikkeld. Wanneer uw huidige bedrijfsstructuur uw teams niet in staat stelt om hun doelstellingen snel te bereiken, vraag dan advies om te evalueren of het reorganiseren van uw structuur momentum zou herstellen en sneller uw doelen zou bereiken.
Typen organigramstructuren
Een diagram van een organisatiestructuur ziet eruit als een kaart van verschillende mensen en afdelingen binnen een organisatie; het zakelijke equivalent van een familie-genogram dat de relaties tussen verschillende leden van een familie weergeeft. Net zoals een familie-genogram ons helpt de structuur van een gezin en de rollen van mensen binnen het gezin te begrijpen, helpt een diagram van de organisatiestructuur ons de rollen van individuen binnen een bedrijf te begrijpen.
Dit zijn de vier belangrijkste typen organigramstructuren die de huidige bedrijfsactiviteiten van uw bedrijf kunnen weerspiegelen of die u kunnen helpen bij het herstructureren van een andere werkmodus:
- functioneel: Een functioneel organigram toont wat de meeste mensen associëren met bureaucratische of hiërarchische werkingsmodi. Dit is een traditionele top-downstructuur met de C-Suite aan de top, gevolgd door andere senior managers en middenmanagers met de meeste macht en invloed in het bedrijf. Er staan relatief weinig werknemers bovenaan het diagram, met steeds meer werknemers of afdelingen onder aan het diagram. Hoe verder je naar beneden gaat in de organisatie, hoe minder macht mensen hebben. Mensen zijn verdeeld in afdelingen afhankelijk van hun functie of vaardigheden binnen het bedrijf. Voorbeelden van hiërarchische organisaties zijn het leger, de meeste bedrijven en georganiseerde religies. Een groot voordeel van een functionele structuur is het vermogen van elke medewerker en afdeling om zich alleen te concentreren op wat ze het beste doen, zonder zich zorgen te hoeven maken over de andere werkende delen van de organisatie. Tegelijkertijd kan een gebrek aan communicatie tussen afdelingen de voortgang naar de algemene doelen van de organisatie vertragen, omdat de rechterhand vaak geen idee heeft wat de linkerhand doet.
- Matrix: Een matrixbedrijfsorgrafiek is vergelijkbaar met een functionele bedrijfsstructuurgrafiek, behalve dat werknemers rapporteren aan ten minste twee supervisors, afhankelijk van de situatie en het project. Ze kunnen bijvoorbeeld één hoofdbaas hebben, maar dan verschillende projectmanagers voor drie verschillende projecten waar ze momenteel aan werken. Dit betekent dat ze verantwoordelijk zijn voor rapportage aan vier verschillende mensen. Hoewel dit diagram nog steeds top-downrelaties laat zien, ziet u ook horizontale verhoudingslijnen tussen mensen of afdelingen op hetzelfde niveau omdat mensen aan elkaar moeten rapporteren over specifieke projecten. Een voordeel van het matrixsysteem is dat het eenvoudige communicatie tussen afdelingen mogelijk maakt. Maar een nadeel van de matrixstructuur is dat werknemers verward of overweldigd kunnen worden door te moeten rapporteren aan zoveel verschillende meerderen tegelijk, elk met hun eigen managementstijl en -eisen.
- Divisie (inclusief geografische regio): Een divisiestructuur van de bedrijfsstructuur is van toepassing op grote bedrijven die meerdere merken of geografische locaties onder hun paraplu hebben. The Gap is een uitstekend voorbeeld van een divisieorganisatie. Op het voorbeeld van hun organigram staat The Gap bovenaan en vervolgens worden de merken die ze beheren vermeld op het tweede niveau van de grafiek, inclusief The Gap, Old Navy, Banana Republic, Athleta en Hill City. Elk van deze divisies heeft dan zijn eigen functionele structuur op het organigram. Een ander bedrijf dat op deze manier opereert is Fabletics, met hun naam bovenaan de grafiek en vervolgens hun merkafdelingen op de tweede regel, inclusief JUSTFAB, Shoedazzle en Fabletics en Fabkids, waarbij elke divisie zijn eigen functionele structuur heeft. Divisiegrafieken kunnen verschillende soorten organigramstructuren onder elke divisie bevatten. Hoewel de ene divisie werkt met een functionele structuur, kan een andere een matrixstructuur gebruiken, terwijl een nieuw ontwikkelende divisie het best kan worden gecategoriseerd als een flatarchy. De kracht van de divisiestructuur is dat verschillende afdelingen binnen hetzelfde bedrijf de macht hebben om autonoom als organisaties te opereren. Communicatie tussen de divisies kan echter moeilijk zijn en verschillen in beleid en procedures kunnen de ervaringen van werknemers radicaal van divisie tot divisie verschillen.
- Flatarchy: In een flatarchy zijn medewerkers welkom om nieuwe ideeën bij te dragen of deel te nemen aan denktanks, ongeacht hun positie. Het organigram lijkt nog steeds op een hiërarchie, in die zin dat er supervisors zijn, maar supervisors en werknemers kunnen op één hoop worden gegooid in categorieën die 'platte teams' worden genoemd, waarbij de ideeën van iedereen even belangrijk zijn. Bedrijven zoals Google, Linkedin en 3M verwelkomen hun werknemers om deel te nemen aan innovatiegroepen en bieden tijd voor individuele creativiteit en projecten die de hele organisatie ten goede kunnen komen. In plaats van dat nieuwe ideeën van bovenaf komen, worden nieuwe ideeën verwelkomd, waar ze ook worden gegenereerd. De kracht van de flatarchie ligt in de rijkdom aan mogelijkheden die voor de organisatie worden opengemaakt wanneer nieuwe ideeën niet beperkt blijven tot de geest van een select aantal mensen. Desalniettemin zijn een sterke missie en visie nodig om iedereen op dezelfde plek te houden en te voorkomen dat je ideeën in te veel verschillende richtingen tegelijk nastreeft.
Een organigram maken
Als u eenmaal begrijpt of uw organisatie werkt met een functionele, matrix-, divisie- of flatarchistische structuur, kunt u een diagram met de organisatiestructuur maken dat uw werkmodus weerspiegelt. Microsoft Office, Airtable, SmartDraw en Insperity OrgPlus zijn software die organigrammogelijkheden biedt waarmee u de gewenste structuur kunt kiezen en vervolgens gewoon de juiste informatie kunt inlassen voor elke positie, afdeling of divisie binnen uw organisatie. Deze software maakt automatisch een diagram dat u kunt gebruiken om de communicatie en efficiëntie in uw organisatie te verbeteren. Opties variëren van gratis tot betaalde versies, met de gratis versies die het meest geschikt zijn voor kleinere bedrijven en de betaalde versies die meer geschikt zijn voor grotere organisaties of mensen die sterk aangepaste afbeeldingen willen.
Uw voltooide organigram kan nuttig zijn voor het uitleggen van rollen aan het management, het helpen van medewerkers om paden naar promotie binnen het bedrijf te begrijpen of plannen voor de toekomst te communiceren. Sommige bedrijven gebruiken hun kaarten voor een tweeledig doel als bedrijfsgids, compleet met telefoonnummers en e-mailadressen.
Tijdens een tijd van organisatorische transitie, kan het opstellen van verschillende organogrammen u helpen brainstormen door elke structuur te evalueren en te beoordelen hoe deze uw bedrijf ten goede kan komen - een waardevol hulpmiddel voor het maken van weloverwogen beslissingen in de toekomst.
