Een goede administratie is essentieel voor het succes van een bedrijf. Een nauwkeurige inventarisatie van de voorraden is noodzakelijk voor belastingen, boekhouding, verwachte inkomsten en bedrijfsplannen. Als u een zakelijke lening wilt aanvragen, moet u weten hoe groot uw voorraad is. Een effectief voorraadsysteem is een systeem dat een uniek inventarisnummer toewijst aan elk artikel in uw productcatalogus. Met unieke voorraadnummers die opeenvolgend zijn, kunt u in één oogopslag zien hoeveel er in uw voorraad zit.
Kies een nummeringssysteem voor uw inventaris. Voorraadnummersystemen kunnen numeriek, alfanumeriek of per categorie zijn. U kunt bijvoorbeeld uw items nummeren van 1 tot x in een numeriek nummeringssysteem, of u kunt ze A1 noemen via Ax tot Z1 via Ax. Het toewijzen van een numeriek nummeringssysteem is handig als u afzonderlijke categorieën hebt voor inventaris, zoals computers, boeken en kantoorbenodigdheden.
Voeg een subcategorie toe aan uw voorraadsysteem als dit zinvol is voor uw bedrijf. U kunt bijvoorbeeld twee verschillende merken computers verkopen. Als u hebt besloten om alle computers A1 tot Ax te labelen, kunt u AA1 tot en met AAx voor merk 1 en AB1 tot en met ABx voor merk 2 gebruiken.
Ken een afzonderlijk nummer toe aan elk item in uw inventaris, zelfs als de items identiek zijn. Als u bijvoorbeeld 100 identieke widgets heeft, moet aan elk van de 100 widgets een inventarisnummer worden gegeven.
Wanneer u een nieuw artikel ontvangt of een artikel verkoopt, noteert u het inventarisnummer en artikel in uw systeem. Sla geen nummers over. Als u bijvoorbeeld de nummers A1 tot en met A101 in uw nummeringssysteem hebt gebruikt, moet het volgende item worden genummerd met A102.
Tips
-
Een uitzondering op de regel met één nummer per item is te vinden in sommige geautomatiseerde inventarissystemen. Als uw software voorraadhoudende eenheden (SKU's) toewijst, hebben vergelijkbare artikelen dezelfde SKU en worden ze bijgehouden met de ingevoerde hoeveelheid.
