Spreadsheets zijn een populaire tool op kantoor en kunnen ook thuis van pas komen. Of u nu een schema moet hebben om uit te werken en automatisch de kosten voor een bruiloft kunt optellen, een factuur voor uw freelance-klant kunt maken of een set financiële overzichten voor uw bedrijf kunt maken, spreadsheets zijn aan het werk.
Er kan een leercurve zijn als u enkele van de geavanceerdere functies wilt gebruiken, maar zodra u begrijpt hoe spreadsheets werken en hun mogelijkheden, ziet u dat hun gebruik bijna eindeloos is.
Wat is een spreadsheet?
Een spreadsheet is een elektronisch document dat rijen en kolommen gebruikt om gegevens op te slaan en te manipuleren. Het is een digitaal, op software gebaseerd werkblad, gemodelleerd naar de papieren vorm van het rasterpapier van een accountant. De rijen en kolommen vormen cellen die afzonderlijke gegevens bevatten. U kunt spreadsheets gebruiken om wiskundige berekeningen en andere bewerkingen uit te voeren op de gegevens die u invoert.
Veel mensen gebruiken ook spreadsheets om gegevens met meerdere kenmerken op te slaan en op te slaan. De naam van een persoon, zijn adresgegevens, de naam van het bedrijf waarvoor hij werkt, de titel en de status van de zakelijke relatie kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor een verkoopprospectingdatabase.
U kunt gegevens in een spreadsheet sorteren en er verschillende soorten analyses op uitvoeren. U kunt ook verschillende formules en functies op de gegevens toepassen. Spreadsheets bieden de mogelijkheid om uw informatie te ordenen en deze te gebruiken als basis om tabellen, grafieken en grafieken voor analyse te maken.
Waarom een spreadsheet gebruiken?
Een van de meest populaire redenen voor het gebruik van spreadsheets is het opslaan, opnemen en afdrukken van gegevens. Het is eenvoudig om gegevens te ordenen en sorteren met een spreadsheet en vanwege de lay-out met rijen en kolommen met cellen, kunt u overal klikken om de informatie eenvoudig bij te werken zonder u zorgen te hoeven maken over onzichtbare spaties, retours of tabbladen zoals u in sommige andere programma's zou doen zoals een tekstverwerker.
U kunt verschillende functies automatiseren om berekeningen uit te voeren, bepaalde items op te zoeken of informatie over updates uit andere programma's of internet te halen. Accountants kunnen bijvoorbeeld elke maand nieuwe gegevens aan hun spreadsheets toevoegen en een eenvoudige "som" -formule gebruiken om het totaal van de gegevens automatisch bij te werken.
Spreadsheets bieden een snelle, eenvoudige manier om gegevens weer te geven en met anderen te delen. U kunt gegevens intypen of kopiëren vanuit een ander programma en het in een spreadsheet plakken, uw bestand opslaan en het eenvoudig naar iemand anders e-mailen. Kantoormedewerkers kunnen een spreadsheet opslaan op hun bedrijfscomputernetwerk zodat andere mensen het bestand kunnen openen en verschillende delen ervan kunnen bijwerken.
Spreadsheets bieden de mogelijkheid om grote hoeveelheden gegevens op één plaats op te slaan, omdat een spreadsheetbestand meer dan één werkblad bevat. Elk tabblad van het bestand wordt een werkblad genoemd en het bestand wordt een werkmap genoemd. U kunt financiële informatie, opgemaakt in financiële overzichten, opslaan voor een klein bedrijf en voor elke maand van het jaar een ander tabblad gebruiken. U kunt vervolgens een ander tabblad toevoegen dat gebruikmaakt van koppelingen om samen te vatten en alle gegevens samen te voegen in een jaarcijfer.
Hoe Google Excel te gebruiken
Excel is de naam van het Microsoft Office-spreadsheetproduct, maar u kunt het gebruiken met Google in plaats van de spreadsheetapplicatie van Google te gebruiken. Een van de grootste voordelen van het gebruik van het Microsoft Excel-spreadsheetprogramma in de Google Drive-applicatie Google Drive is dat u online aan Excel-spreadsheets kunt werken.
Met Microsoft Office hebt u alleen toegang tot uw Excel-spreadsheetbestanden als u het online Office 365-abonnement hebt vanaf de harde schijf van uw eigen computer of via de netwerkmap. Als u wilt werken aan Excel-spreadsheets in Google Drive, kunt u uw Excel-spreadsheet ook converteren naar een Google Sheets-bestand. Als u een Excel-bestand uploadt om op te slaan in uw Google Drive en probeert om het te openen, ziet u een statisch document waarin u geen wijzigingen kunt aanbrengen.
Microsoft en Google hebben echter hun vermogen om samen te werken aan Microsoft Office-bestanden binnen Google verbeterd. U kunt de Microsoft Office-invoegtoepassing van Google Drive installeren die u kunt vinden in Google Play. Nadat u de invoegtoepassing hebt geïnstalleerd bij het openen van uw Microsoft Office-toepassingen, ziet u een vervolgkeuzemenu met de tekst Google Drive en ziet u verschillende opties om uw Microsoft Office-bestanden te openen, te bewerken en op te slaan. in het Microsoft Office-formaat terwijl je ze opslaat in je Google Drive.
Om de plug-in te krijgen, voert u een online zoekopdracht uit in uw browser naar de Google Drive-invoegtoepassing voor Microsoft Office. U wordt gevraagd om het te downloaden "_driveforoffice.exe "_ bestand en volg een eenvoudig installatieproces.
Google-bladen gebruiken
Als u een spreadsheet in Google Spreadsheets wilt maken, moet u ervoor zorgen dat u bent aangemeld bij uw Google-account, een browsertabblad opent, naar drive.google.com of sheets.google.com gaat en een nieuw document met Spreadsheets maakt.
Nadat u naar Google Drive heeft genavigeerd, met behulp van de menubalk aan de linkerkant van uw scherm of de rode '+' knop rechtsonder op uw scherm, maakt u een nieuw Spreadsheets-document en bent u klaar om uw spreadsheet. Met Google Spreadsheets kunt u eenvoudig online samenwerken met andere mensen wanneer u hen een link naar uw spreadsheet stuurt. Verschillende mensen kunnen tegelijkertijd actief in het bestand werken en u kunt zien wie er in het bestand staat en zelfs op welk werkblad en in welke cel ze werken. Met Spreadsheets kunt u ook de andere geïntegreerde tools van Google gebruiken, zoals het vertalen van tekst in uw spreadsheet, door formules te gebruiken om automatisch koersgegevens van online sites te halen en andere soorten gegevens rechtstreeks van webpagina's naar uw spreadsheet te importeren.
Google Sheets biedt kant-en-klare sjablonen voor verschillende doeleinden, zoals een begroting, freelance-factuur, bedrijfs-jaarrekening, project-tracker, Gantt-diagram, personeelskalender, verkoopcontactdatabase en meer. U kunt deze en andere sjablonen ook vinden in Microsoft Excel en andere spreadsheetprogramma's. Een van de voordelen van Google Spreadsheets is dat uw werk elke paar seconden automatisch wordt opgeslagen. Als u het Excel-spreadsheetprogramma gebruikt, kunt u dit automatisch opslaan, maar dit is niet de standaardfunctie en u kunt uw werk verliezen tenzij u uw werk vaak handmatig opslaat.
Basisfuncties van spreadsheets
De basisfuncties van een spreadsheet omvatten het opslaan van drie soorten gegevens, zoals tekst, cijfers en formules of functies. De meeste mensen gebruiken spreadsheets om elementaire wiskundige berekeningen uit te voeren, zoals optellen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen van hun gegevens. U kunt ook rijen met gegevens opslaan met verschillende kenmerken, zoals naam- en adresgegevens.
Spreadsheets hebben meestal veel rijen om een grote hoeveelheid gegevens te verwerken, met een maximum van twee miljoen cellen, bestaande uit zoveel kolommen en rijen die u nodig heeft, tot aan die cellimiet. De nieuwste versie van Microsoft Excel biedt momenteel 1.048.576 rijen en 16.384 kolommen om uw gegevens op te slaan.
Spreadsheet-gegevens kunnen als tabellen worden gekopieerd en in andere programma's worden geplakt, zoals een tekstverwerker of presentatieprogramma voor dia's, om verschillende schema's te maken voor analyse-, rapportage- en presentatiedoeleinden. U kunt uw gegevens ook opmaken met behulp van kleuren, lijnen, tekstvakken, afbeeldingen en vele andere functies om de aandacht te vestigen op bepaalde delen van uw gegevens of uw spreadsheetschema.
Wat zijn geavanceerde spreadsheetfuncties?
Afhankelijk van of u Google Spreadsheets, Microsoft Excel of een ander spreadsheetprogramma gebruikt, heeft u toegang tot veel geavanceerde functies waarmee u alle soorten modellen kunt bouwen om gegevens te verwerken en analyseren.
U kunt bijvoorbeeld spreadsheets gebruiken voor het uitvoeren van statistische regressieanalyses, discounted cash flow modellering en vele andere oefeningen. U kunt een werkmap maken met verschillende spreadsheets die financiële gegevens bevatten voor elke maand van een jaar. U kunt vervolgens een nieuwe spreadsheet maken in dezelfde werkmap of een nieuwe werkmap, met aannames voor bedrijfsgroei, omzetgroei, procentuele wijzigingen in kosten en andere aannames. Met behulp van formules en koppelingen kunt u vervolgens een geprognosticeerd financieel overzicht maken dat automatisch wordt bijgewerkt wanneer u aannames op het tabblad met uw aannames voor spreadsheets wijzigt.
U kunt een groot aantal verschillende geautomatiseerde formules en functies gebruiken, inclusief 'als / dan'-formules waarmee u kunt zeggen of aan de voorwaarde' X 'is voldaan en voer dan de' Y'-functie of -formule uit. U kunt deze if / then-instructies zelfs nesten en Microsoft Excel kan maximaal zeven if / then-instructies verwerken die in elkaar zijn genest, wat betekent dat u maximaal zeven voorwaardelijke, van elkaar afhankelijke functies kunt hebben die automatisch op uw gegevens worden toegepast.
Sommige spreadsheetprogramma's bieden een macro-recorder, waarmee u verschillende stappen van een routinematig proces kunt vastleggen, zoals spreadsheetopmaak of het invoeren van bepaalde soorten gegevens zonder dat u Visual Basic of een andere programmeertaal moet kennen. In de toekomst kunt u in plaats van de eigenlijke functies in uw werkblad gebruiken, sneltoetsen gebruiken en wordt uw proces automatisch uitgevoerd omdat de stappen in de vorm van een macro zijn opgeslagen.
Spreadsheets bieden functies zoals 'doel zoeken', waarmee u formules kunt herhalen en deze kunt oplossen voor bepaalde gedefinieerde antwoorden en de ingangen dienovereenkomstig kunt wijzigen. Als u grote gegevenssets hebt om mee te werken, kunt u bepaalde functies gebruiken om duplicaten te identificeren en te verwijderen, de gegevens te sorteren en te filteren, deze te consolideren, te subtoteren, gegevenswaarden verticaal of horizontaal op te zoeken en ze in een nieuwe tabel te plaatsen. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de veelheid aan geavanceerde functies die spreadsheets bieden.
Spreadsheets versus databaseprogramma's
Veel mensen gebruiken spreadsheets om rijen gegevens op te slaan en u vraagt zich misschien af waarom u niet alleen een databaseprogramma zoals Microsoft Access zou gebruiken om de gegevens op te slaan in plaats van een spreadsheet te gebruiken. Hoewel database- en spreadsheetprogramma's zowel gegevensrijen met meerdere attributen kunnen opslaan, heeft elk zijn eigen sterke punten.
Excel, Google Spreadsheets en andere spreadsheets slaan gegevens op met headers op dezelfde manier als een databaseprogramma. Met spreadsheetgegevens kunt u echter eenvoudig automatische formuleberekeningen of handmatige berekeningen uitvoeren voor de gegevens. Spreadsheets zijn ook eenvoudig te gebruiken en u kunt direct beginnen met het invoeren en werken met uw gegevens in plaats van dat u de database moet instellen zoals u zou doen in een programma zoals Access. Met spreadsheets kunt u ook gemakkelijk diagrammen en grafieken maken op basis van uw gegevens.
Aan de andere kant zijn databases meestal stabieler. Met spreadsheetgegevens kunt u per ongeluk een cel, rij of kolom met gegevens verwijderen als u niet goed oplet, wat veel moeilijker te doen is in een databaseprogramma. Bovendien, als u grote hoeveelheden gegevens hebt, kunnen ze onhandelbaar worden in een spreadsheet, waarbij databaseprogramma's specifiek zijn ontworpen voor het beheer van duizenden en zelfs miljoenen rijen gegevensrecords. Wanneer u elementen van elke rij met gegevensrecords voortdurend moet bijwerken of verschillende sorteer- en rapportagetypes moet uitvoeren, is een databaseprogramma waarschijnlijk logischer dan een spreadsheet.
