Wanneer bedrijven werk uitbesteden, zullen ze vaak een Request For Proposal (RFP) afgeven aan gekwalificeerde personen, bedrijven en aannemers die in staat zijn om de klus te klaren. Of je de opdracht krijgt of niet, hangt grotendeels af van de contacten die je hebt bij het bedrijf dat de RFP heeft uitgegeven, maar het hangt ook af van hoe je op het verzoek antwoordt. Het verzenden van een voorstel in reactie op een RFP is veel formeler dan het verzenden van een e-mailantwoord om uw interesse kenbaar te maken, en moet op een professionele manier worden gedaan. Als u een RFP hebt ontvangen voor een project dat voor u van belang is, volgt u deze stappen om goed te antwoorden.
Lees de RFP en zorg ervoor dat u duidelijk begrijpt wat het bedrijf wil. Bel het bedrijfscontact op de telefoon als u niet zeker bent van punten en verduidelijking nodig hebt. Het persoonlijk interviewen van die persoon is veel professioneler dan het indienen van een antwoord dat het verzoek verkeerd interpreteert. Het heeft ook het voordeel dat het u persoonlijk een introductie geeft, wat zal helpen wanneer het tijd is voor het bedrijf om uw voorstel te beoordelen.
Maak een schets voor uw reactie. De ontvangen RFP heeft waarschijnlijk een specifiek formaat gevolgd om aan te geven wat het bedrijf wil. Gebruik dat als een gids om een overzicht te maken. Begin met het maken van een lijst met opsommingstekens van alle sectiekoppen. Stel voor elk daarvan een lijst met te beantwoorden vragen en problemen op. Als u een overzicht van deze aard hebt om u te begeleiden bij het opstellen van uw voorstel, zult u het eenvoudiger voor u maken om op een duidelijke en beknopte manier op de RFP te antwoorden.
Stel een team samen om het voorstel op te stellen. Sommige personen in uw organisatie kunnen expertise hebben op het gebied waarop het voorstel betrekking heeft, terwijl anderen misschien een specifiek talent hebben voor het opstellen van geschreven documenten. Stel een klein team samen om de details van het aangevraagde voorstel te bespreken en uit te werken.
Schrijf het voorstel. De inhoud varieert van de ene RFP naar de volgende, maar er zijn enkele richtlijnen waarmee u rekening moet houden. Identificeer en beantwoord alle vragen die de RFP heeft gesteld en pak eventuele zorgen van het bedrijf aan. Wees niet bang om een benadering met toegevoegde waarde te nemen door essentiële items te identificeren die u kunt aanbieden, maar andere niet. U moet ook een duidelijk begrip hebben van de vereisten van de RFP door specifieke deliverables te identificeren die u als onderdeel van het project zult leveren, samen met een geprojecteerde tijdlijn voor elk en een prijsstelling voor alle aspecten van het voorgestelde project.
Maak de extra items die worden ingediend bij uw voorstel. Begin met het schrijven van een korte samenvatting die een kort overzicht geeft van alles wat het voorstel zegt. U moet ook een document van één pagina schrijven waarin de focus en expertise van uw bedrijf worden uitgelegd. Vervang dit door een persoonlijke biografie als u een persoon bent in plaats van een bedrijf. Eindig met het schrijven van een korte begeleidende brief om uit te leggen hoe u de RFP hebt ontvangen en bent geïnteresseerd in het project en om aan te geven dat het bijgevoegde voorstel ter overweging wordt ingediend. Neem volledige contactgegevens op in zowel de begeleidende brief als het voorstel.
Verzend de materialen naar het bedrijf dat de RFP heeft uitgegeven. De RFP heeft waarschijnlijk een datum vastgesteld waarop de materialen moeten worden geretourneerd. Zorg ervoor dat u alle materialen vóór deze datum indient. Het is ook een goed idee om een week na deze datum contact op te nemen met het bedrijf om te vragen of u hier aanvullende informatie over kunt geven.
Tips
-
Bedrijven maken zelden een selectie op basis van het voorstel alleen; het is echter over het algemeen een goed beleid om altijd een RFP te beantwoorden en een poging te goeder trouw te doen om de meest gedetailleerde informatie te leveren die mogelijk is en die op de meest professionele manier wordt gepresenteerd.
