Het zorgvuldig opstellen van een antwoord op een zakelijke e-mail - van een klant, prospect, baas of collega - kan het verschil maken bij het garanderen van de gewenste reactie en reactie.
Begrijp de schrijver
Kijk goed naar wie de e-mail heeft geschreven, aangezien dit een rol speelt in de niveau van formaliteit je gebruikt om te reageren. E-mailetiquettenexpert Lindsay Pollak stelt bijvoorbeeld voor te reageren op een e-mail die formele taal gebruikt met behulp van vergelijkbare formele en beleefde taal. Als de afzender een informele toon gebruikt, gebruik dan een meer ontspannen toon, maar houd het professioneel.
Bepaal het resultaat
Zoek uit wat actie die u de lezer wilt laten uitvoeren als je reageert. Als u bijvoorbeeld een reactie op een prospect stuurt, wilt u dat deze koopt. Als je echter een antwoord stuurt naar je baas, wil je dat ze denkt dat je professioneel en capabel bent. Antwoorden aan mensen over klantenservice problemen moet resulteren in een tevreden klant die voelt dat aan zijn behoeften wordt voldaan.
Tips
-
Wacht tot je bent gekalmeerd om te reageren op een controversiële e-mail.
Beschrijf de uitkomst in zin 1
Gebruik de eerste zin van je antwoord op beschrijf wat je wilt bereiken, suggereert Geoffrey James, een bijdragende redacteur bij Inc. Bijvoorbeeld, als een klant een e-mail stuurt met een klacht, gebruik dan je eerste zin om te zeggen dat je het probleem wilt oplossen, zodat de klant zich tevreden en tevreden voelt met de aankoop.
Maak je punten
Nu is het tijd om uit te leggen hoe je je eerste zin gaat laten gebeuren. Gebruik kleine paragrafen om je punten te maken. James raadt aan bewijs te gebruiken om een back-up te maken van de ideeën die je beschrijft in je reactie. Afhankelijk van het onderwerp en de benodigde actie, kan het bewijs zo eenvoudig zijn als wijzen op een feit of zo uitgebreid als het verstrekken van meerdere details specifiek voor het onderwerp. Als uw baas bijvoorbeeld vraagt waarom u een goedgekeurde uitgave wilt, geef dan een paar feiten over hoe de goedkeuring van de uitgave ten goede komt aan de afdeling of het bedrijf in het algemeen.
Geef een oproep tot actie
Gebruik je laatste zin om opnieuw aangeven wat de lezer vervolgens moet doen. Deze zin moet hand in hand gaan met je openingsparagraaf. Als u bijvoorbeeld uw klant tevreden wilt stellen, legt u de stap uit die u bereid bent te ondernemen om het probleem op te lossen.
Afmelden
Eindelijk, gebruik aftekenwoorden, zoals 'Beste' of 'Bedankt', zodat de ontvanger weet dat ze het einde van de e-mail hebben bereikt, stelt Forbes-personeelsschrijver Susan Adams. Voeg uw naam toe en voeg uw zakelijke handtekening toe aan alle e-mails. De handtekening moet uw volledige naam, bedrijfsnaam en contactgegevens bevatten, inclusief telefoonnummer en websiteadres.
Tips
-
Proeflezen en spellingcontrole Controleer uw e-mail voordat u op de knop "Verzenden" drukt. Anders kunnen fouten u er slordig en onprofessioneel uit laten zien.
