Met behulp van zelfbedieningspersoneelssystemen kunnen medewerkers informatie bijwerken, loonstaten bekijken, bieden op beschikbare banen en het bedrijfsbeleid lezen. De systemen verminderen de werklast voor personeel van personeelszaken en kunnen de administratieve kosten in organisaties verlagen. Human-service selfservice-systemen bieden voordelen voor een bedrijf, maar het management moet rekening houden met de nadelen voordat een systeem wordt geïmplementeerd.
Opleiding
De organisatie moet tijd en middelen gebruiken om werknemers te trainen in het gebruik van het nieuwe human resources-systeem. Sommige werknemers voelen zich misschien ongemakkelijk bij het gebruik van het computergebaseerde systeem om hun records in het humanresourcesysteem bij te werken. In een organisatie met een groot aantal werknemers kan training meerdere sessies vereisen om ervoor te zorgen dat alle medewerkers weten hoe het systeem moet worden gebruikt. Personeelsmedewerkers en informatietechnologie-medewerkers zullen ook een training over het nieuwe systeem nodig hebben om werknemers te helpen bij het oplossen van problemen met het systeem.
Menselijke fout
Een zelfbedieningssysteem opent de mogelijkheid van fouten die medewerkers invoeren in personeelsdossiers. Hoewel fouten ook een mogelijkheid zijn wanneer personeelsmedewerkers personeelsgegevens in bestanden invoeren, kan het probleem groter zijn bij werknemers die niet bekend zijn met het systeem. De fouten kunnen onopgemerkt blijven zonder toezicht van de menselijke hulpbronnen.
Toegang
Niet alle werknemers in een organisatie hebben mogelijk toegang tot computers voor het invoeren of bekijken van informatie. De kosten voor het implementeren van het systeem nemen toe als het bedrijf computersystemen in het hele gebouw opzet voor toegang van medewerkers tot informatie over personeel. Computerstations die in het bedrijf zijn opgezet, verhogen ook de werklast voor werknemers in de informatietechnologie.
Face-to-Face interactie
Een op de computer gebaseerd zelfbedieningspersoneelssysteem vermindert de rechtstreekse interactie tussen werknemers en personeelsleden. Sommige werknemers kunnen hulp nodig hebben om inzicht te krijgen in verzekerings- en uitkeringsvormen, die niet beschikbaar is via een zelfbedieningssysteem.
Online informatiebeveiliging
Bedrijven die een zelfbedieningssysteem gebruiken dat werknemers toegang biedt tot internet, moeten stappen ondernemen om de persoonlijke gegevens van de werknemer privé te houden. Een systeem dat gebruikmaakt van het bedrijfsintranet is een veiligere optie voor werknemersinformatie, maar het moet nog steeds worden bewaakt om de privacy van werknemersinformatie te beschermen.
