Een human resource management-systeem kan de vorm aannemen van een informatiebeheersysteem. Een organisatie gebruikt een HRMS om informatie over haar personeel te beheren. Met deze informatie kunnen managers en HR-professionals beslissingen nemen over werknemers. Zonder de juiste informatie waarover besluitvormers beschikken, heeft een HRMS weinig toepassingen die verder gaan dan het bijhouden en rapporteren van gegevens.
Onbevoegde toegang
Wanneer een organisatie persoonlijke gegevens over haar werknemers verzamelt in een HRMS, kunnen bepaalde veiligheidsrisico's optreden. Een organisatie besteedt geld om persoonlijke informatie van werknemers te beveiligen tegen interne en externe bedreigingen. Een nadeel van een elektronisch HRMS is dat een organisatie informatie moet verzamelen over wie toegang heeft tot persoonlijke informatie van werknemers. Deze gegevens vereisen follow-up met een auditproces, wat zou kunnen resulteren in het disciplineren of vervolgen van een werknemer die toegang heeft tot werknemersgegevens zonder toestemming of zonder een officieel doel.
Gespecialiseerde kennis
De behoefte aan gegevensbeheer is een ander potentieel nadeel van een HRMS. Deze gegevensbesturing gaat verder dan ongeoorloofde toegang tot persoonlijke gegevens van werknemers. Een organisatie die een HRMS zoals PeopleSoft gebruikt, moet zijn eigen technische staf gebruiken om het systeem te programmeren, problemen op te lossen, bij te werken en te ondersteunen. Hoewel een HRMS een organisatie kan helpen de kosten van HR-personeel te verlagen, zou dit de vereisten voor technisch personeel met kennis specifiek voor de HRMS-oplossing kunnen verhogen.
Invoerfouten
Een HRMS is ook slechts zo goed als zijn menselijke programmeurs en eindgebruikers. Mensen met toegang op hoog niveau, zoals mensen die een HR-hoofdbestand bijwerken, kunnen de verkeerde informatie opzettelijk of fout invoeren. Als gegevens onjuist worden bijgewerkt, gewijzigd of verloren, kan een organisatie te maken krijgen met boetes van de overheid en andere kosten in verband met schade aan het HR-masterbestand. Kies een systeem met veel interne besturingselementen, zodat een medewerker het hoofdbestand van uw bedrijf niet kan wijzigen.
