De receptie van een gebouw is de informatiehub voor al zijn activiteiten. Het is niet alleen een plaats om in te checken voor uw afspraak, maar het kan ook van vitaal belang zijn in geval van nood. Tijdens een noodgeval ontvangt de receptionist relevante informatie over de situatie en verspreidt die informatie aan de juiste ontvanger, waardoor het incident snel en goed wordt afgesloten.
Voorbereidende werkzaamheden
Bij het begin van een noodgeval wordt de receptionist een commandant van incidenten en wordt zijn bureau een incident commandocentrum. Om tijdens noodprocedures goed te kunnen functioneren, moeten al uw essentiële gereedschappen in de buurt zijn. Test uw telefoon, semafoonsysteem en radio's regelmatig om er zeker van te zijn dat ze allemaal goed werken. Inventariseer uw noodvoorraden, zoals een verbandtrommel, AED, zuurstoffles, zaklampen en dekens. Zorg dat u voldoende papier, pennen en potloden bij de hand hebt. Er moet een handleiding voor noodprocedures beschikbaar zijn, samen met quick-reference check sheets om tijdens een incident te gebruiken.
prioriteiten
Zodra een noodsituatie zich voordoet, moet prioriteit worden gegeven aan wat wel en niet een directe zorg is die moet worden aangepakt. U kunt bijvoorbeeld een telefoontje ontvangen van een medewerker die een beveiligingsbeambte vraagt om haar naar haar auto te begeleiden. Uw reactie zou in de trant moeten zijn van: "Beveiliging is op dit moment betrokken bij een noodsituatie en kan u niet helpen, het zou beter zijn als u een collega zou kunnen vragen om u te escorteren."
Noodprocedures
Open onmiddellijk uw handleiding voor noodprocedures in het betreffende gedeelte en verwijs ernaar wanneer u niet helemaal zeker bent wat u moet doen. Volg uw schriftelijke procedures in de aangegeven volgorde en probeer kalm te blijven. Dit helpt de kans op fouten van uw kant te verminderen.
Bewaak alle prioriteitscommunicatie en help bij het doorgeven van belangrijk radioverkeer aan de juiste mensen. Wacht even om de politie of brandweer op de hoogte te stellen.
Blijf de binnenkomst en uitgang naar uw eigendom controleren, zodat u tijdens de noodsituatie betere toegangscontrole hebt. Dit kan gedaan worden door naar video bewaakte beginpunten te kijken en individuen te controleren op juiste ID bij binnenkomst en vertrek. Blijf up-to-date in uw bezoekerslogboek en controleer zo nodig personen in en uit.
Besteed aandacht aan uw onmiddellijke receptie, op zoek naar verdachte personen of items. Meld onmiddellijk iets ongewoons.
Wanneer politie en brandweermannen arriveren, help ze dan door een escorte aan je bureau te laten wachten om hen naar de noodscène te leiden. Als een escort niet beschikbaar is, geef ze dan een vereenvoudigde kaart voor een routebeschrijving. Wees voorbereid om autoriteiten te helpen met evacuatieprocedures indien nodig.
Zorg er na het incident voor dat u alle benodigde rapportdocumentatie invult. Dit helpt het bedrijf met aansprakelijkheidskwesties en om toekomstige noodprocedures te verbeteren.
